{"id":13094,"date":"2022-10-27T14:43:43","date_gmt":"2022-10-27T12:43:43","guid":{"rendered":"https:\/\/yonder.info\/blog\/capabilities-to-look-for-in-modern-documentation-management-solutions\/"},"modified":"2024-11-28T05:55:25","modified_gmt":"2024-11-28T04:55:25","slug":"capabilities-to-look-for-in-modern-documentation-management-solutions","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/yonder.info\/de\/capabilities-to-look-for-in-modern-documentation-management-solutions\/","title":{"rendered":"Was ein modernes Wissensmanagement k\u00f6nnen muss"},"content":{"rendered":"\t\t
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Blog<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Was ein modernes Wissensmanagement k\u00f6nnen muss<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tBlog<\/span>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Gerade im Bereich der kritischen Infrastrukturen ist heute ein leistungsstarkes Wissensmanagement von zentraler Bedeutung. Hier sind neue Ans\u00e4tze gefragt, denn: <\/p>\n

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    F\u00fcr Mitarbeitende ist es oft schwierig, die f\u00fcr sie relevanten Informationen schnell und zuverl\u00e4ssig zu finden.<\/p>\n<\/li>\n\t

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    F\u00fcr Administratoren ist das Auffinden und Updaten von Duplikaten mit grossem Zeitaufwand verbunden.<\/p>\n<\/li>\n\t

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    F\u00fcr Compliance-Verantwortliche wird das \u00c4nderungsmanagement immer komplexer.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

    Die Folge: Organisationen, die kritische Infrastrukturen verwalten, setzen vermehrt auf neue Technologien, welche Inhalte von statischen PDFs befreien und mit einzelnen \u201eInformationsmodule\u201c arbeiten, die sich besser kategorisieren und filtern lassen. In diesem Beitrag wird erl\u00e4utert, wie dies funktioniert und was bei der Bewertung moderner Wissensmanagement-Tools zu beachten ist. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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    Informationsmodule \u2013 dynamische Inhalte anstelle statischer PDFs<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    Mit Schl\u00fcsselw\u00f6rtern versehene PDFs erm\u00f6glichen eine Filterung auf Dokumentenebene. Allerdings m\u00fcssen die Mitarbeitende immer noch die gesamte PDF-Datei durchsuchen, um die f\u00fcr sie relevanten Informationen zu finden. Bei dynamischen Inhalten ist das anders. <\/p>\n

    Dynamische Inhalte heisst:<\/p>\n

    Hier wird mit Informationsmodulen gearbeitet, die ein effizientes Wissensmanagement erm\u00f6glichen. <\/p>\n

    Informationsmodule sind dabei einzelne Informationseinheiten \u2013 z.B.<\/p>\n

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      ein Satz, eine Tabellenzeile oder eine Grafik. Durch das Hinzuf\u00fcgen von Filtern (z.B. Jobrolle, Aufgabe, Thema, Sprache usw.) k\u00f6nnen Unternehmen diese Inhalte nun flexibel managen. Die zwei wesentlichen Vorteile:<\/p>\n<\/li>\n\t

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      Unternehmen k\u00f6nnen ihre Dokumentation effizient organisieren.
      Mitarbeitende finden immer genau die Informationen, die sie f\u00fcr ihre Rolle und Aufgabe ben\u00f6tigen.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      Wie die Arbeit mit Informationsmodulen funktioniert, verdeutlicht folgende Grafik: <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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      Der modulare Ansatz von Yonder nutzt dynamische Inhalte anstelle von statischen PDFs<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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      Worauf Sie bei einer digitalen Wissensmanagement-L\u00f6sung achten sollten<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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      1. Bereitstellung von Inhalten f\u00fcr Mitarbeitende entsprechend ihrer Rolle oder Aufgabe<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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      PDFs<\/u> sind statische Dokumente, bei denen der Benutzer nach wichtigen Inhalten suchen muss. Aus diesem Grund notieren sich die Mitarbeitende oft Informationen aus einem Dokument, die f\u00fcr ihre Arbeit wichtig sind, und speichern Kopien offline. Wenn man den Mitarbeitenden jedoch nur die Informationen zur Verf\u00fcgung stellt, die sie ben\u00f6tigen, dann: <\/p>\n

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        sparen sie Zeit<\/p>\n<\/li>\n\t

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        werden Offline-Kopien und handschriftliche Notizen vermieden<\/p>\n<\/li>\n\t

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        wird die Compliance im Unternehmen deutlich gesteigert<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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        2. M\u00f6glichkeit der Wiederverwendung von Inhalten<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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        L\u00f6sungen, die statische PDF-Seiten verwenden<\/u>, erfordern ein sorgf\u00e4ltiges Kopieren und Einf\u00fcgen bei der Wiederverwendung von Inhalten. Informationsmodule sparen dagegen eine Menge Zeit, da die Informationen in jedem anderen Dokument wiederverwendet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

        Konkret heisst das: Wenn sich etwas im urspr\u00fcnglichen Informationsmodul \u00e4ndert (z. B. ein Satz oder eine Tonnage-Tabelle), dann wird die Aktualisierung in jedem Dokument, welches das betreffende Informationsmodul verwendet, ber\u00fccksichtigt. So spiegeln alle Dokumente die aktuellen Informationen wider, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. <\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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        3. Einfache \u00dcberarbeitung von Inhalten und Versenden von personalisierten Aktualisierungen<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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        Die Verwaltung von Dokumenten ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der einen Konsens zwischen vielen Beteiligten erfordert. Bei der Evaluierung einer Plattform sollten Sie daher auf drei Dinge achten: <\/p>\n

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          Ist es f\u00fcr die Endbenutzer einfach, Aktualisierungen vorzuschlagen?
          \n<\/strong>Beispiel Eisenbahn: Hier sind die Zugbegleiter und Inspektoren echte Experten mit langj\u00e4hriger Erfahrung. Wenn diese Fachpersonen die Genauigkeit der Informationen optimieren k\u00f6nnen, indem sie direkt im Dokument einen \u00c4nderungsantrag stellen, profitiert das Unternehmen von Best-Practice-Hinweisen, die auf die Realit\u00e4t vor Ort abgestimmt sind. <\/p>\n<\/li>\n\t

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          Werden die richtigen Beteiligten benachrichtigt, wenn eine \u00c4nderung beantragt wird?
          \n<\/strong>Dies l\u00e4sst sich mit automatisierten Workflows und definierten Benutzer- oder Administratoren-Rollen leicht einrichten.<\/p>\n<\/li>\n\t

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          K\u00f6nnen Sie nur die Mitarbeitende informieren, die von einer \u00c4nderung betroffen sind?
          \n<\/strong>Wenn Ihr Wissensmanagement statische PDFs verwendet, dann werden auch die Mitarbeitenden \u00fcber \u00c4nderungen informiert, die nicht davon betroffen sind. In Yonder k\u00f6nnen Mitarbeitende dagegen nur \u00fcber diejenigen \u00c4nderungen informiert werden, die sich tats\u00e4chlich auf ihre konkrete T\u00e4tigkeit auswirken, wie das folgende Video zeigt. Ein Beispiel: <\/strong>Ein Bahnbetreiber k\u00fcndigt an, dass auf einer bestimmten Strecke in den n\u00e4chsten sieben Wochen Wartungsarbeiten an einer Br\u00fccke anstehen. Nur Zugf\u00fchrer, die auf dieser Strecke fahren, sollten nun eine Benachrichtigung erhalten. Diese spezifische Benachrichtigung<\/u> der betroffenen Mitarbeitenden l\u00e4sst sich mit Informationsmodulen leicht realisieren und automatisieren. <\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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