{"id":13098,"date":"2022-05-31T23:32:42","date_gmt":"2022-05-31T21:32:42","guid":{"rendered":"https:\/\/yonder.info\/blog\/why-sharepoint-cant-solve-your-challenges-for-managing-operational-documentation\/"},"modified":"2024-11-28T21:11:39","modified_gmt":"2024-11-28T20:11:39","slug":"why-sharepoint-cant-solve-your-challenges-for-managing-operational-documentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/yonder.info\/de\/why-sharepoint-cant-solve-your-challenges-for-managing-operational-documentation\/","title":{"rendered":"Warum SharePoint Ihre Herausforderungen bei der Verwaltung businesskritischer Dokumentationen nicht l\u00f6sen kann"},"content":{"rendered":"\t\t
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Warum SharePoint Ihre Herausforderungen bei der Verwaltung businesskritischer Dokumentationen nicht l\u00f6sen kann<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tBlog<\/span>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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SharePoint scheint oft die erste L\u00f6sung zu sein, wenn Unternehmen nach M\u00f6glichkeiten zur Verwaltung ihrer Dokumente suchen. Und das zu Recht, wenn man bedenkt, dass SharePoint kein einzelnes Produkt ist, sondern eine \u00e4usserst vielseitige Plattform, \u00fcber die sich ganz verschiedene Prozesse abbilden lassen. <\/p>\n

Es gibt zahlreiche Artikel \u00fcber die Vor- und Nachteile von SharePoint als Informations- und Kollaborationsplattform eines Unternehmens. Dieser umfangreichen Sammlung soll hier kein weiterer Beitrag hinzugef\u00fcgt werden. Stattdessen m\u00f6chte ich mich auf die Aspekte konzentrieren, die f\u00fcr Unternehmen in stark regulierten Branchen relevant sein d\u00fcrften \u2013 besonders, wenn es um die Verteilung zuverl\u00e4ssiger (und oft zeitkritischer) Informationen geht. <\/p>\n

Vor diesem Hintergrund m\u00f6chte ich einige der wichtigsten USPs von SharePoint aufschl\u00fcsseln und erl\u00e4utern, warum sie den oben genannten Herausforderungen m\u00f6glicherweise nicht gerecht werden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Personalisierung<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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In Bezug auf ein basales Informationsmanagement kann SharePoint mit Sicherheit Ihre Anforderungen erf\u00fcllen. In den meisten F\u00e4llen ist jedoch ein betr\u00e4chtliches Mass an kundenspezifischen Entwicklungen erforderlich, um ein System zu erhalten, das den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens entspricht. Aber es ist machbar \u2013 vorausgesetzt, Sie verf\u00fcgen \u00fcber die entsprechenden Ressourcen. <\/p>\n

Nach erfolgreicher Anpassung m\u00fcssen Sie zudem Ihre massgeschneiderte L\u00f6sung pflegen und regelm\u00e4ssig aktualisieren. Dies macht Ihr System noch komplexer, da zus\u00e4tzliche Plugins und Updates die Verf\u00fcgbarkeit Ihrer Plattform unterbrechen und den kontinuierlichen Informationsfluss gef\u00e4hrden k\u00f6nnen. <\/p>\n

Abgesehen von den finanziellen Auswirkungen (z. B. unvorhersehbare Kosten f\u00fcr weitere Entwicklungen) sind diese Aspekte immer dann eine \u00dcberlegung wert, wenn sich Ihr Unternehmen keinerlei Unterbrechungen des betrieblichen Informationsflusses leisten kann.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Dateiablage<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Um das Naheliegende nicht zu verschweigen: Ja, SharePoint kann als zentraler Speicherort f\u00fcr Ihre Dateien dienen. Und solange die Organisationsstruktur Ihrer Dateien von guter Qualit\u00e4t ist, sollte es nicht allzu lange dauern, bis jeder findet, worauf er angewiesen ist. <\/p>\n

Doch die Praxis zeigt: Obwohl Verfahren bestimmt und Arbeitsl\u00e4ufe definiert wurden \u2013 mit der Zeit werden diese Abl\u00e4ufe immer \u00f6fter umgangen und die Prozessmodelle sind nur noch auf dem Papier g\u00fcltig. Die Gr\u00fcnde f\u00fcr diesen schleichenden Erosionsprozess: <\/p>\n

Die Nutzer erfinden ihre eigenen Regeln.

Einige Dokumente sind nicht auf dem neuesten Stand, andere werden falsch abgelegt.
Die Berechtigungen sind nicht korrekt festgelegt, weshalb Informationen \u00fcber die SharePoint-Suchfunktion nicht gefunden werden.

Die Datenkomplexit\u00e4t steigt st\u00e4ndig, sodass die Suche ab einem gewissen Zeitpunkt unz\u00e4hlige Ergebnisse liefert, die f\u00fcr die urspr\u00fcngliche Anfrage aber v\u00f6llig irrelevant sind.

Dabei ist zu erw\u00e4hnen: Die Schuld an diesem m\u00f6glichen Informations-Tohuwabohu liegt nicht bei SharePoint. Und wenn die Webanwendung nur zum Speichern von Korrespondenzen, Verkaufsunterlagen und \u00c4hnlichem verwendet wird, ist die Informationsvielfalt kein grosses Problem. Anders sieht es allerdings aus, wenn eine Wissensdatenbank erstellen werden soll. Denn hier geht es darum, dass kritische Prozesse genau abgebildet werden und wichtige Information sehr akkurat und sehr schnell verf\u00fcgbar sind. Doch f\u00fcr solche Anforderungen kann eine generische L\u00f6sung nicht die erste Wahl sein und spezielle Anwendungen sind hier gefragt. <\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Verwaltung von Dokumenten<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Doch zur\u00fcck zu SharePoint \u2013 einer Anwendung, die unz\u00e4hlige Optionen f\u00fcr die Verwaltung Ihrer Dokumente bietet: <\/p>\n

So k\u00f6nnen Sie z. B. Zugriffsrechte verwalten, indem Sie Berechtigungen und Gruppenprivilegien auf fast allen Ebenen innerhalb einer bestimmten Hierarchie festlegen. Dateien k\u00f6nnen<\/u> kontrolliert \u00fcberpr\u00fcft werden, wodurch sichergestellt wird, dass ein bestimmtes Dokument nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird. Wenn Sie die Versionierungsfunktion von SharePoint aktivieren, werden \u00c4nderungen nachverfolgt und jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet wird, wird eine neue Version erstellt. Sie k\u00f6nnen sogar dokumentenspezifische Metadaten und Arbeitsabl\u00e4ufe hinzuf\u00fcgen und Ihre Compliance-Anforderungen bis zu einem gewissen Grad erf\u00fcllen (z. B. betr. Datenaufbewahrungs-Richtlinien, Berechtigungs-Management und dem Schutz vor Datenverlust). <\/p>\n

Diese Features m\u00f6gen f\u00fcr die Verwaltung vieler Dokumente ausreichen. Aber was ist mit Informationen, die wirklich businesskritisch sind? Und wie steht es, um ein konkretes Beispiel zu nennen, mit dem Inhalt komplexer Betriebshandb\u00fccher, die strengen beh\u00f6rdlichen Vorschriften unterliegen oder den Mitarbeitern wichtige Informationen vermitteln m\u00fcssen? SharePoint bietet Ihnen hier nicht viele Optionen f\u00fcr ein zuverl\u00e4ssiges Content-Management. Denn wenn es um kritische Infrastrukturen und stark reglementierte Branchen geht, bei denen sowohl h\u00f6chste Transparenz als auch gr\u00f6sste Effizienz gefragt sind \u2013 dann kommt das Microsoft-System schnell an seine Grenzen. <\/p>\n