{"id":13102,"date":"2022-05-27T16:07:29","date_gmt":"2022-05-27T14:07:29","guid":{"rendered":"https:\/\/yonder.info\/blog\/quality-management-vs-documentation-management-how-to-bridge-the-gap-for-your-users\/"},"modified":"2024-11-28T22:13:20","modified_gmt":"2024-11-28T21:13:20","slug":"quality-management-vs-documentation-management-how-to-bridge-the-gap-for-your-users","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/yonder.info\/de\/quality-management-vs-documentation-management-how-to-bridge-the-gap-for-your-users\/","title":{"rendered":"Qualit\u00e4tsmanagement vs. Dokumentationsmanagement: Wie Sie die L\u00fccke f\u00fcr Ihre Benutzer schliessen"},"content":{"rendered":"\t\t
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Qualit\u00e4tsmanagement vs. Dokumentationsmanagement: Wie Sie die L\u00fccke f\u00fcr Ihre Benutzer schliessen<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Der wichtigste Treiber f\u00fcr das Qualit\u00e4tsmanagement ist oft Compliance. Deswegen neigen Unternehmen dazu, bei ihren Dokumentationen die Einhaltung von Vorschriften h\u00f6her als die Benutzerorientierung zu gewichten. Das Ergebnis: Die Nutzer haben oft Schwierigkeiten, die richtigen Informationen rechtzeitig zu finden \u2013 eine Tatsache, die Sie wahrscheinlich nachempfinden k\u00f6nnen, wenn Sie schon mal mit traditionellen Dateiordnersystemen oder Dokumentenmanagement-L\u00f6sungen wie Microsoft SharePoint gearbeitet haben.<\/strong><\/p>\n

Was dann passiert? Frustrierte Benutzer fangen an, ihre eigenen Schattenablagen zu erstellen, um eine f\u00fcr sie praktikable L\u00f6sung zu erreichen. Oder sie beginnen sogar, ihre gesammelten Informationen mit ihren Kollegen per Mail zu teilen. Die Folge: Schon bald haben Ihre Mitarbeitenden einen Haufen unkontrollierter Informationen auf ihrem pers\u00f6nlichen Laufwerk und Unterordner in ihrem MS Outlook, in denen sie alle Dokumente, die sie von ihren Kollegen erhalten haben, fein s\u00e4uberlich organisieren. Kommt Ihnen das bekannt vor?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Dedizierte L\u00f6sungen f\u00fcr das Management kritischer Informationen<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Ein Ansatz zur Sicherstellung der Konsistenz innerhalb Ihrer Dokumentationslandschaft ist der Einsatz einer dedizierten, vollst\u00e4ndig digitalen L\u00f6sung f\u00fcr Inhalte, die f\u00fcr Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind: z. B. f\u00fcr Ihre Betriebshandb\u00fccher, Governance-Dokumente und Richtlinien. Also f\u00fcr alle Informationen, bei denen es sich das Unternehmen einfach nicht leisten kann, dass sie irref\u00fchrend oder nicht regelkonform sind.<\/p>\n

Im Gegensatz zu einem herk\u00f6mmlichen Wiki oder einem Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt eine solche spezielle L\u00f6sung nicht nur sicher, dass Ihre Qualit\u00e4ts- und Compliance-Abteilung \u00c4nderungen an Inhalten effizient und mit strengen Revisions- und Genehmigungsprozessen kontrollieren kann. Sondern sie erm\u00f6glicht Endnutzern auch, schnell die richtigen Informationen zu finden, ohne jemals durch nicht relevante Inhalte abgelenkt zu werden.<\/p>\n

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Features, auf die Sie achten sollten, wenn Sie spezielle L\u00f6sungen f\u00fcr Ihr Informationsmanagement evaluieren.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\u00dcberarbeitungs- und Genehmigungs-Workflows\n\n<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Jede auf dem Markt erh\u00e4ltliche L\u00f6sung sollte es einer Organisation erm\u00f6glichen, ihre internen \u00dcberarbeitungs- und Genehmigungsprozesse ohne Einschr\u00e4nkungen abzubilden. Mit anderen Worten: Es sollte konfigurierbar sein, welche Beteiligten \u00c4nderungsantr\u00e4ge f\u00fcr welche Informationen stellen d\u00fcrfen und wer an Diskussionen teilnehmen oder \u00c4nderungsgenehmigungen innerhalb eines Dokuments erteilen darf.<\/p>\n

Dank entsprechender Workflows sollten Sie ausserdem in der Lage sein, Ihre Anwendungsf\u00e4lle dynamisch abzubilden \u2013 z. B. durch die M\u00f6glichkeit, mehrere Szenarien zu ber\u00fccksichtigen. So k\u00f6nnen Sie z. B. eine bestimmte \u00c4nderungsanfrage nach ihrer Auswirkung (z. B. major, minor, editorial) oder Relevanz (z. B. Compliance, Abteilung, usw.) klassifizieren. Je nach Klassifizierung verzweigt sich der Workflow dann unterschiedlich und bindet in den folgenden Arbeitsschritten die entsprechenden Beteiligten ein.<\/p>\n

Zur Veranschaulichung finden Sie unten ein allgemeines Beispiel f\u00fcr einen solchen Arbeitsablauf. Es zeigt, wie eine zentrale Funktion eine gegebene \u00c4nderungsanforderung (= \u00abIn Analyze\u00bb-Stadium) zun\u00e4chst auf der Grundlage der Auswirkungen der Anforderung (= \u00abmajor\u00bb, \u00abminor\u00bb, \u00abeditorial\u00bb) klassifiziert und wie sich der \u00dcberarbeitungs- und Genehmigungsprozess anschliessend je nach Klassifizierung verzweigen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Abbildung 1: Dynamische Workflow-F\u00e4higkeiten mit mehreren Beteiligten in Yonder<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Dar\u00fcber hinaus sollten revisionsbezogene Interaktionen vollst\u00e4ndig \u00fcber Ihre spezielle Dokumentenmanagement-L\u00f6sung abgewickelt werden. So sollte es m\u00f6glich sein, die gesamte Kommunikation (von der ersten \u00c4nderungsanfrage bis hin zu m\u00f6glichen Diskussionen einschliesslich Dateianh\u00e4ngen und Genehmigung) direkt \u00fcber den relevanten Inhalt abzuwickeln, ohne das System verlassen zu m\u00fcssen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen ineffiziente E-Mail-Ketten und \u00fcberfl\u00fcssige \u00c4nderungsanfragen vermeiden, die sich bei Bedarf nur schwer zur\u00fcckverfolgen lassen. Mit anderen Worten: Die Protokollierung aller \u00e4nderungsbezogenen Interaktionen ist nicht nur effizienter, sondern bietet Ihrem Unternehmen auch jederzeit einen l\u00fcckenlosen Audit- und Revisionspfad.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Automatisierung: Verkn\u00fcpfung von Inhaltsabh\u00e4ngigkeiten und Ausl\u00f6sung automatischer \u00c4nderungsantr\u00e4ge<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Nehmen wir an, Ihre Organisation hat Informationen in ihren Dokumenten, die direkt mit diversen Abh\u00e4ngigkeiten verbunden sind, wie interne Richtlinien, Policies oder Qualit\u00e4tsstandards (z. B. ISO 9001). W\u00e4re es nicht hilfreich, wenn man den entsprechenden Inhalt direkt mit der zugrunde liegenden Abh\u00e4ngigkeit verkn\u00fcpfen k\u00f6nnte und folglich eine automatische \u00c4nderungsanforderung f\u00fcr genau diese Informationen erhalten w\u00fcrde, wie in der folgenden Abbildung schematisch dargestellt?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Abbildung 2: Inhalte mit Abh\u00e4ngigkeiten verkn\u00fcpfen und automatische Benachrichtigungen ausl\u00f6sen<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Wir sind der Meinung: Diese Funktionalit\u00e4t ist nicht nur hilfreich, sondern f\u00fcr ein effizientes und konformes Informationsmanagement nahezu unerl\u00e4sslich. Sie ist effizient, weil sie wichtige Interessengruppen (z. B. Quality und Compliance) proaktiv \u00fcber \u00c4nderungen von Abh\u00e4ngigkeiten informiert, die sich auf bestimmte, in der Dokumentationslandschaft verstreute Inhalte auswirken k\u00f6nnen. Und sie ist unerl\u00e4sslich, da die Beteiligten entsprechend handeln k\u00f6nnen, indem sie die entsprechenden Inhalte \u00fcber spezielle Revisions- und Genehmigungs-Workflows aktualisieren, sodass die Einhaltung der Vorschriften stets gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Personalisierte Inhalte und Suchfunktionen\n\n<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Bis jetzt haben wir ausschliesslich \u00fcber Funktionen gesprochen, die auf ein zuverl\u00e4ssiges Informationsmanagement ausgerichtet sind. Das ist in der Tat wichtig, vor allem f\u00fcr Inhalte, die f\u00fcr den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind und f\u00fcr Informationen, bei denen Sie es sich nicht leisten k\u00f6nnen, dass sie nicht konform sind.<\/p>\n

Aber was ist mit den Endnutzern \u2013 mit denjenigen, die tats\u00e4chlich mit den Informationen arbeiten? Was soll sie davon abhalten, ihre Lieblingsdokumente auf dem Desktop zu behalten und mit veralteten Informationen zu arbeiten?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Die Antwort ist einfach: Stellen Sie den Nutzern vollst\u00e4ndig digitale, dynamische Inhalte zur Verf\u00fcgung.<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Eine vollst\u00e4ndig digitale L\u00f6sung schr\u00e4nkt den sichtbaren Inhalt eines Dokuments dynamisch ein. \u201eDynamisch\u201c bedeutet, dass die Nutzer nur die Informationen sehen, die f\u00fcr ihre jeweilige Rolle, ihren Auftrag oder ihr spezifisches Thema relevant sind. Dies ist m\u00f6glich, weil eine solche L\u00f6sung die Nutzung von Tags f\u00fcr Ihre Dokumentinhalte erlaubt. Auf diesen Tags beruhen die bereits erw\u00e4hnten Filterfunktionen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Abbildung 3: Tag-basierte Inhaltsanzeige f\u00fcr Endnutzer in Yonder<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Eine vollst\u00e4ndig digitale L\u00f6sung wendet das gleiche Prinzip f\u00fcr die Suchfunktion an. So erm\u00f6glicht sie den Endnutzern, die sichtbaren Ergebnisse f\u00fcr eine bestimmte Suchanfrage auf das zu beschr\u00e4nken, was f\u00fcr sie wirklich wichtig ist.<\/p>\n

Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind Pilot einer Fluggesellschaft und suchen nach Informationen zum Thema \u201eL\u00e4rmschutz\u201c (eng. \u201enoise abatement\u201c) f\u00fcr den Frankfurter Flughafen. Wenn der Inhalt richtig getaggt ist, k\u00f6nnen Sie die Suchergebnisse entsprechend filtern (siehe Abbildung unten) und direkt von dort aus auf den Inhalt zugreifen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Abbildung 4: Yonders granulare Suche f\u00fcr Endnutzer<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Abbildung 5: Yonders personalisierte Revisionsbenachrichtigungen f\u00fcr Endnutzer<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Aber warum hier aufh\u00f6ren? Warum nicht auch Revisions-Updates auf der Grundlage der bereits erw\u00e4hnten Tags personalisieren, die man auf bestimmte Inhalte innerhalb eines Dokuments anwenden kann? Schliesslich w\u00fcrden die Endnutzer solche pers\u00f6nlichen Revisionsbenachrichtigungen sicherlich zu sch\u00e4tzen wissen. Ihr Vorteil: Anstatt sich durch langwierige Revisions-Highlights durchzuarbeiten, bei denen die Benutzer selbst herausfinden m\u00fcssten, welche \u00c4nderungen tats\u00e4chlich Auswirkungen auf ihre Rolle haben, erhalten sie nur Aktualisierungen zu \u00c4nderungen, die tats\u00e4chlich f\u00fcr sie von Bedeutung sind, und k\u00f6nnen \u00fcber die entsprechende Benachrichtigung direkt auf die neuen Informationen zugreifen.<\/p>\n

Abbildung 5 (siehe oben) zeigt, wie dies in unserer L\u00f6sung aussieht, wobei der Abschnitt \u201eMeine Aufgaben\u201c (rot hervorgehoben) diese personalisierten Revisionsbenachrichtigungen bereitstellen w\u00fcrde.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/section>\n

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Zusammengefasst: Digitale L\u00f6sungen bieten rollenbasierte Inhaltsansichten auch in den Dokumenten selbst, erleichtern das Auffinden von Informationen \u00fcber personalisierte Suchanfragen und benachrichtigen Endnutzer nur \u00fcber die \u00c4nderungen, \u00fcber die sie wirklich informiert werden m\u00fcssen. Die Anh\u00e4ufung herk\u00f6mmlicher Dokumente auf der lokalen Festplatte des Benutzers kann da nicht mithalten. Anders formuliert: Die Vorteile digitaler Inhalte \u00fcberwiegen die vermeintlichen Vorteile, die Ihre Benutzer durch das F\u00fchren potenzieller Schattenbibliotheken haben \u2013 und das bei Weitem.<\/p>\n

Nebenbei bemerkt: Digitale L\u00f6sungen k\u00f6nnen es den Nutzern sogar verbieten, Inhalte \u00fcberhaupt in PDF-Formate zu exportieren, wodurch sichergestellt wird, dass die Informationen niemals die digitale Plattform verlassen k\u00f6nnen. Die Devise lautet dabei: Sicher ist sicher!<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/section>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Schlussfolgerungen\n\n<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Eine dedizierte, vollst\u00e4ndig digitale Dokumentenmanagement-L\u00f6sung ist auf den Endnutzer ausgerichtet. Sie verhindert eine Informations\u00fcberflutung, indem sie nur die Inhalte pr\u00e4sentiert, die f\u00fcr die jeweilige Rolle relevant sind. So k\u00f6nnen sich die Benutzer auf das Wesentliche konzentrieren und die richtigen Informationen rechtzeitig finden.<\/p>\n

Die Endnutzer k\u00f6nnen sich zudem darauf verlassen, dass die angezeigten Informationen auch wirklich zuverl\u00e4ssig sind \u2013 dank dokumentenspezifischer Workflows, die es der Organisation erm\u00f6glichen, \u00c4nderungen sorgf\u00e4ltig zu kontrollieren.<\/p>\n

Ein spezielles System erm\u00f6glicht es Ihrem Qualit\u00e4ts- und Compliance-Team ausserdem, Abh\u00e4ngigkeiten (z. B. interne Richtlinien, Grunds\u00e4tze, Qualit\u00e4tsstandards) zu verfolgen, die sich auf bestimmte Inhalte auswirken k\u00f6nnen, wann immer sich diese \u00e4ndern. So wird sichergestellt, dass solche Informationen immer mit den zugrunde liegenden Abh\u00e4ngigkeiten \u00fcbereinstimmen, ohne dass sie manuell verfolgt werden m\u00fcssen.<\/p>\n

Zusammenfassend l\u00e4sst sich sagen: Mit einem solchen Tool m\u00fcssen qualit\u00e4ts- und compliance-bezogene \u00dcberlegungen nicht mehr die treibende Kraft hinter dem Aufbau Ihrer Dokumentation sein. Stattdessen dreht sich alles um den Endnutzer, w\u00e4hrend die Compliance, sozusagen als Nebenprodukt, automatisch innerhalb der Informationsarchitektur garantiert wird.<\/p>\n

Vollst\u00e4ndig digitale Content-Management-L\u00f6sungen k\u00f6nnen ein herk\u00f6mmliches DMS nicht vollst\u00e4ndig ersetzen. Sie bieten jedoch einen erheblichen Mehrwert f\u00fcr die Verwaltung von Informationen, die f\u00fcr Ihr Unternehmen businesskritisch sind und die nicht irref\u00fchrend oder regelwidrig sein d\u00fcrfen. Mehrere Sektoren (z. B. Luftfahrt, staatliche Einrichtungen, kritische Infrastrukturen) setzen diese Strategie bereits mit grossem Erfolg ein.<\/p>\n

Darum: Wann ist Ihr Unternehmen dran?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Blog Der wichtigste Treiber f\u00fcr das Qualit\u00e4tsmanagement ist oft Compliance. Deswegen neigen Unternehmen dazu, bei ihren Dokumentationen die Einhaltung von Vorschriften h\u00f6her als die Benutzerorientierung zu gewichten. 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