Erst die Pandemie, dann die steigenden Energiepreise und neue globale Herausforderungen: Viele Branchen sind von den aktuellen Krisen betroffen, darunter auch der Luftfahrtsektor. Doch die gegenwärtigen Herausforderungen können auch als Katalysator dienen und neue Prozess anstossen, um mit innovativen Ansätzen eine deutliche Effizienzsteigerung zu erreichen – zum Beispiel beim Informationsmanagement.

Bevor das Rätsel gelöst wird, wie Prozesse kosteneffizienter und Inhalte nutzerfreundlicher gemanagt werden können, lohnt es sich, die wichtigsten Kostentreiber in den heutigen Umgebungen zu untersuchen.

 

Die wichtigsten Kostentreiber im heutigen Dokumentenmanagement

Eines der grössten Probleme sind sicherlich Altsysteme, welche die Rationalisierung inhaltsbezogener Prozesse erschweren. In der Regel decken diese Lösungen nicht den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab, der die Erstellung, Aktualisierung, Genehmigung, Verteilung und schliesslich die Anzeige der für einen Endnutzer relevanten Informationen umfasst.

„Die Verbindung und Wartung dieser veralteten Systeme führt zu einer erheblichen Komplexität und hohen Kosten, die kaum zu rechtfertigen sind, wenn man den tatsächlichen Wert bedenkt, den sie genieren“, sagt Tom Vogel, Mitbegründer und CEO von Yonder. Er fügt hinzu: „Die Fragmentierung der Dokumentationsprozesse, die durch unverbundene Altsysteme hervorgerufen wird, ist aus der Perspektive des Audit-Trails eine grosse Herausforderung. Denn es besteht die Gefahr, dass Fehlinformationen für die Endnutzer publiziert werden, wenn der Veröffentlichungsdruck steigt.“

Überforderung der Endnutzer aufgrund veralteter Systeme

Da diese Systeme nur einen bestimmten Teil des Dokumentationsprozesses abdecken neigen sie dazu, die Benutzer mit unwichtigen Funktionen zu überfordern und ihnen ein suboptimales Benutzererlebnis zu bieten – vor allem im Vergleich zu dem, was

Nutzer heutzutage erwarten. Die Einarbeitung der Benutzer in diese Lösungen erfordert daher häufig einen erheblichen Schulungsaufwand.

Ein weiterer, wenn auch schwer fassbarer Kostentreiber in der Dokumentationsverwaltung ist der hohe Anteil an manueller, sich wiederholender Arbeit. Zur Veranschaulichung seien folgende Beispiele angeführt:

  • OM-A vs. Kabinenhandbuch: Es ist ein übliches Verfahren, Informationen aus dem OM-A zu extrahieren (d. h. zu kopieren und einzufügen), um ein eigenes Kabinenhandbuch zu erstellen. Die überarbeiteten Inhalte werden separat gepflegt, was zusätzliche Kosten verursacht, und die Komplexität erhöht. Dies kann zudem zu widersprüchlichen Informationen führen, wenn die beiden Quellen nicht korrekt synchronisiert werden.

  • FCOM vs. OM-B: Änderungen in Herstellerhandbüchern (z.B. Airbus oder Boeing) werden häufig von internen Redakteuren manuell überflogen, bevor die notwendigen Änderungen in die individuelle Version des Betreibers übernommen werden. Und wenn ein neues Flugzeug angeschafft wird? Dann beginnt der Bearbeitungsprozess wieder bei null.

  • Compliance-Vorschriften: Änderungen der Vorschriften (z.B. EASA, FAA, IOSA) können eine manuelle Nachverfolgung durch das Compliance-Team erfordern. Die Herausforderung dabei: Diese Änderungen müssen über die gesamte Dokumentationslandschaft des Unternehmens hinweg erfolgen, um die neuen Inhalte den verstreut vorliegenden Dokumenten zuzuordnen. Das ist zeitaufwändig und kann zu Fehlern führen, die erhebliche Geldstrafen nach sich ziehen können.

Es gibt noch viele weitere Beispiele, die zeigen, wie die vorherrschende Ineffizienz vermeidbare Kosten verursacht. Vermeidbar, weil eine grosse Zahl dieser Prozesse heute automatisiert werden könnte, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und zur Optimierung der verfügbaren Ressourcen führt – z.B. bei SMEs, Genehmigungsverantwortlichen oder internen Editoren. Apropos Ressourcen: Die traditionellen Verfahren des Informationsmanagements, bei denen eine grosse Zahl von Verantwortlichen (z. B. Chefpiloten) zusammenkommen, um Änderung für Änderung zu besprechen, sind mit erheblichen Kosten verbunden. So müssen die betroffenen Personen im Flugbetrieb lange im Voraus (z.B. mit 60 Tagen Vorlaufzeit) eingeteilt werden, damit alle Beteiligten involviert sind. Daher ist es für Fluggesellschaft oft schwierig, auf zwischenzeitlich eingetretene Auditergebnisse oder Sicherheitsvorfälle schnell und entschlossen zu reagieren.

Remote Work statt physischer Treffen – dank intelligenter Management-Systeme

Doch die gute Nachricht: Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System ermöglicht es heute, Diskussionen und Genehmigungsprozesse direkt in einer Content-Management-Lösung durchzuführen, so dass physische Treffen grösstenteils überflüssig werden. So können beispielsweise Chefpiloten ihr Fachwissen asynchron und ortsunabhängig einbringen (z.B. bei Crew-Layover im Büro oder zu Hause). Zudem werden alle Diskussionen und Entscheidungen protokolliert, so dass jederzeit ein lückenloser Audit Trail vorliegt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Veraltetet Legacy-Systeme, sich wiederholende manuelle Arbeiten und enorme Mengen an Duplikaten sind die Hauptursache für die fehlende Effizienz im Dokumentationsmanagement. Zudem führen Altsysteme zu einer unnötigen Komplexität, wodurch vermeidbare Kosten entstehen und das Risiko von Fehlinformationen erhöht wird, die zu Compliance- und sicherheitsrelevanten Problemen führen können.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit liefern

Nach dem Hinweis auf die Hauptkostentreiber und bevor wir über Möglichkeiten zur Prozess-Rationalisierung sprechen, sollten wir uns folgende Frage stellen: Was muss eine Content-Management-Lösung leisten, damit die Endanwender produktiv mit den Informationen arbeiten können? Die kurze Antwort: Der Endnutzer braucht die richtige Information zur richtigen Zeit, präsentiert in einem benutzerfreundlichen Format (und nein: ein PDF-basierter Informationsfluss ist hier selten eine praktikable Lösung!).

Das obige Statement gilt unabhängig von der jeweiligen Funktion eines Mitarbeiters: Zum Beispiel im Compliance-Bereich, wo die Beteiligten es sehr schätzen, wenn sie eine automatische Änderungsanforderung erhalten, die auf die genaue Stelle im Dokument verweist, die angepasst wurde. Oder, anderes Beispiel, für Piloten, die explizit nach Informationen zur Lärmminderung für einen bestimmten Flughafen suchen, der gerade angeflogen wird. Hier wie dort geht es darum, die angezeigten Informationen auf bestimmte Anwendungsfälle zu beschränken.

Flexible Informationsmodule anstatt starrer Dokumente

Yonder kann Altsysteme auf einen Schlag ersetzen, da es alle Funktionen enthält, die für ein nahtloses Content Management erforderlich sind: Von der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten bis hin zur Überarbeitung auf der Grundlage von dokumentenspezifischen Workflow-Prozeduren ­– mit Yonder haben Sie Ihr Informationsmanagement jederzeit im Griff.

Um es auf einen Begriff zu bringen: Die Content-Management-Lösung von Yonder führt zu einen Paradigmenwechseln beim klassischen Dokumentenmanagement. Obwohl wir immer noch den Begriff „Dokument“ verwenden, basiert die Philosophie von Yonder auf der Definition von sogenannten Informationsmodulen. Diese Module sind diskrete Informationseinheiten, die mit zusätzlichen Informationen angereichert werden können. In unserem Verständnis ist ein Dokument daher lediglich ein Container für eine Sammlung solcher Informationsmodule. Eine modulbasierte Architektur hat erhebliche Vorteile, weshalb wir im Folgenden einige Beispiele aufzählen:

  • Dynamische Anzeige von Inhalten: Informationsmodule können mit mehreren Tags angereichert werden (z. B. für Compliance, Kabine, Cockpit, operatives Bodenpersonal, Leitwerknummer, usw.). Dadurch lassen sich die Inhalte eines Dokuments auf das beschränken, was für eine bestimmte Rolle und Mission relevant ist. Um ein schon erwähntes Beispiel aufzugreifen: Es besteht keine Notwendigkeit mehr, ein spezielles Kabinenhandbuch mit Informationen aus dem OM-A zur Verfügung zu stellen: Nutzen Sie stattdessen die dynamischen Anzeigefunktionen von Yonder und beschränken Sie die Revisionsverfahren auf ein einziges Handbuch, während der Endnutzer immer noch von spezifischen Informationen profitiert.
  • Wiederverwendung von Inhalten: Per Definition ist jedes Informationsmodul eine einzigartige Einheit, die in einem Quelldokument verankert ist. Wird jedoch ein bestimmtes Modul in ein anderes Dokument kopiert, wird kein Duplikat, sondern ein Verweis erstellt. Wenn also das Quellmodul geändert wird, spiegelt es automatisch diese Änderungen ab, wo auch immer es wiederverwendet wird. Dadurch sinkt das Risiko von veralteten Duplikaten, die über die gesamte Dokumentationslandschaft verstreut sind, deutlich. Weiterer Vorteil: Informationen aus verschiedenen Quellen können frei kombiniert werden, ohne dass diese Dokumente separat gepflegt werden müssen. Konkretes Beispiel: Die Erstellung eines Winterbetriebshandbuchs, bei dem Informationen aus mehreren Betriebshandbüchern aggregiert und folglich automatisch aktualisiert werden, wenn sich Quellinformationen ändern.
  • Verknüpfung von Informationsmodulen mit regulatorischen Datenbanken: Inhalte innerhalb eines Moduls können direkt mit offiziellen Vorschriften (z.B. EASA, FAA, IOSA etc.) verknüpft werden. Sobald sich eine behördliche Verordnung ändert, wird eine automatische Änderungsanforderung ausgelöst, welche die betreffenden Akteure gezielt darauf hinweist, dass eine Information in der gesamten Dokumentationslandschaft geändert werden müssen, um jederzeit konform zu bleiben. Dieser automatisierte Update-Hinweis beschränkt sich dabei nicht nur auf Ober-und Unterkapitel, sondern bezieht sich auf spezifische Informationen bis zur untersten Dokumentationsstufe. 
  • Synchronisierung von Herstellerhandbüchern mit Anpassungen durch den Betreiber: Yonder ist in der Lage, komplexe Änderungen, z.B. betr. FCOM/FCTM, MEL und QRH von Herstellern (z.B. Airbus, Boeing), automatisch zu verwalten – und das auch, wenn der Operator neue Anpassungen vornimmt.
  • Dies sind nur einige der Beispiele, die zeigen, wie der modulbasierte Ansatz von Yonder die Komplexität reduziert, die manuelle Arbeit minimiert und das Risiko verringert, dass widersprüchliche und nicht konforme Informationen innerhalb von Gesamtdokumentation zu finden sind.

Darüber hinaus ermöglichen dokumentenspezifische Workflows den SMEs und Genehmigungsverantwortlichen, ihr Fachwissen auf der Basis von Informationsmodulen neu einzubringen. Das bedeutet, dass jede potenzielle Änderung eines bestimmten Moduls asynchron von den relevanten Beteiligten auf transparente Weise diskutiert werden kann. Das alles geschieht direkt in Yonder, was zu einer lückenlosen Compliance und einem stringentem Audit Trail führt.

PDFs sind nicht die Lösung

Oft scheinen Unternehmen den Digitalisierungsprozess mit der Umwandlung von physischem Papier in PDF-basierte Dokumente (oder in Formate, die wie PDFs aussehen), zu verwechseln. Wir glauben dagegen, dass dieser Ansatz weder zu relevanten Kosteneinsparungen noch zu den erhofften Effizienz- und Qualitätsverbesserungen führt. Stattdessen sind wir davon überzeugt, dass Fluggesellschaften sich von klassischen Dokumenten verabschieden und ihre Dokumentationslandschaft komplett umgestalten müssen, um ihre Ziele vollständig zu erreichen und Kosten nachhaltig zu senken.

Wie das in der konkreten Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen gerne.

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