Angesichts der Komplexität und des dynamischen Charakters von rechtlichen Vorschriften in der Luftfahrt ist es nicht verwunderlich, dass Fluggesellschaften die Verwaltung ihrer Compliance-bezogenen Inhalte vereinfachen möchten. Dieser Artikel fasst daher die Erkenntnisse eines Webinars zusammen, das aufzeigt, wie Betreiber dieses Ziel effizient erreichen und gleichzeitig eine zuverlässige Dokumentation für die Endnutzer sicherstellen. Die vollständige Version des Webinars mit den CEOs von ASQS und Yonder können Sie hier abrufen.
Mit mehr als 240 weltweiten Kunden ist ASQS einer der führenden Anbieter von Sicherheits- und Qualitätsmanagementlösungen in der Luftfahrtbranche. Mit seinem Flaggschiffprodukt IQSMS, einer webbasierten Sicherheits-, Qualitäts- und Risikomanagementlösung mit Offline-Funktionen für Reporting und Auditing, unterstützt ASQS Luftfahrtunternehmen konsequent bei der Erfüllung der branchenspezifischen Anforderungen.
Compliance ist keine Dokumentation. Und Dokumentation ist nicht Compliance. Aber es gibt eine Verbindung zwischen diesen beiden. Genau das ist der Punkt, an dem die Zusammenarbeit zwischen unseren beiden Unternehmen für unsere Kunden einen Mehrwert darstellen kann.
Thomas Vogel
CEO Yonder
Die Bereitstellung zuverlässiger Informationen ist ein wesentliches Ziel von Yonder – einem Unternehmen, das sich in kurzer Zeit zu einem führenden Anbieter von Dokumentationsmanagement-Lösungen entwickelt hat und Branchenführer wie Cargolux, die TUI Group und mehrere Mitglieder der Lufthansa Group zu seinen Kunden zählt. Das Produkt von Yonder wird als SaaS-Lösung angeboten und bietet alles, was eine Fluggesellschaft für ein nahtloses Dokumentationsmanagement benötigt. Das heisst, von der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten bis hin zu deren Überarbeitung auf der Grundlage der internen Revisions- und Genehmigungsverfahren des Unternehmens: Yonder liefert den Mitarbeitern an der Front jederzeit zuverlässige, rollenbasierte Informationen – sowohl über den Web-Client als auch über die Offline-App, die für Tablets und Smartphones verfügbar ist.
„Um eine hohe Investitionssicherheit zu garantieren, verfolgen wir eine Strategie der offenen Schnittstellen, die es Drittsystemen ermöglicht, die Fähigkeiten von Yonder zu erweitern“, sagt Tom Vogel und fügt hinzu: „Eines von mehreren Systemen, mit denen wir erfolgreich zusammenarbeiten, ist IQSMS. Günther und ich haben uns von Anfang an die Frage gestellt, welche Informationen die beiden Systeme über Links zum Nutzen des Kunden austauschen können“
Es gibt buchstäblich Hunderte von Rechtsdatenbanken, die in unser System einfliessen, einschliesslich Vorschriften und Normen der EASA, der IATA und regionaler Vorschriften wie die der GCAA, SACAA, TC und FAA, um nur einige zu nennen. Unser hoch qualifiziertes Team von Branchenexperten überprüft wöchentlich alle diese regulatorischen Quellen und stellt so sicher, dass die rechtlichen Datenbanken in IQSMS jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
Günther Schindl
CEO ASQS
IQSMS x Yonder Mind: Informationsaustausch in beide Richtungen
Die beiden CEOs sind sich einig, dass das Verknüpfungskonzept in der Tat ein mächtiges Werkzeug sein kann. Leider wird diese Möglichkeiten kaum genutzt, weil jede Lösung dazu neigt, für sich selbst zu digitalisieren. Genau diese Blockade möchten die beiden Unternehmen gemeinsam lösen – und zwar über bidirektionale APIs, die es ermöglichen, Informationen in beide Richtungen auszutauschen.
Abbildung 1: Bidirektionale API zwischen IQSMS und Yonder
Regulatorische Aktualisierungen lösen automatische Änderungsanträge für den entsprechenden Dokumenteninhalt aus
Yonder verfolgt einen modularen Ansatz für das Dokumentationsmanagement. Das bedeutet, dass der Inhalt von Dokumenten in einzelne Informationseinheiten (in sogenannte Informationsmodule) aufgeteilt wird, die mit zusätzlichen Eigenschaften und Funktionen verfeinert werden können. Der Vorteil: Die Informationsmodule können über iQSMS direkt mit den zugrundeliegenden Vorschriften verknüpft werden, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Abbildung 2: Regulatorische Updates lösen automatische Änderungsanträge für Inhalte aus
Sobald die zugrunde liegende Vorschrift von ASQS aktualisiert wird (2), kann eine beliebige Anzahl von Aktionen automatisch für das entsprechende Modul ausgelöst werden – einschliesslich automatischer Änderungsanfrage für die entsprechenden Informationen. Solche Änderungsanfragen ermöglichen es den relevanten Stakeholdern über die Workflow-Funktionen von Yonder Massnahmen zu ergreifen, um ihre Compliance-bezogenen Überarbeitungs- und Genehmigungsverfahren ohne Kompromisse abzubilden. Da alle Änderungs-Diskussionen und -Entscheidungen nachverfolgt werden können, steht zudem ein lückenloser Audit- und Revisionspfad zur Verfügung.
Abbildung 3: Sofortiger Nachweis, wo Prozesse dokumentiert sind
Sofortiger Nachweis, wo Verfahren dokumentiert sind
Wie in Abbildung 3 (oben) dargestellt, kann Yonder auch Updates über IQSMS durchführen, z. B. durch das Erfassen der URL eines verlinkten Moduls (1) und die Weitergabe an relevante Audit Elemente (2).
Diese Informationen in IQSMS sind beim Qualitäts- und Safetymanagement ein grosser Vorteil, allein aufgrund der Zeit, die so bei Audits eingespart werden kann. Anstatt zu warten, dass die Prozessverantwortlichen den Inhalt zu einer bestimmten Auditfrage finden, kann der Auditor einfach auf die entsprechende Frage in IQSMS zugreifen und sieht sofort, wo das entsprechende Verfahren tatsächlich dokumentiert ist.
Mehr als eine Vision: Automatisierte Aktualisierung der Dokumentation auf der Grundlage von Compliance-Ergebnissen
In Zukunft und wie in der Abbildung unten dargestellt, werden offene Befunde, die in IQSMS erfasst wurden, automatisch eine Änderungsanfrage für den entsprechenden Inhalt in Yonder auszulösen können. Sobald der Inhalt aktualisiert wurde, wird Yonder zudem automatisch eine Korrekturmassnahme (2) für das entsprechende Element auf der IQSMS-Seite auslösen.
Abbildung 4: Automatisierte Aktualisierung von Dokumenten auf der Grundlage von Konformitätsfeststellungen
Vereinfachen Sie Ihre Informationsverwaltung im Compliance-Management
Dadurch, dass die beiden Systeme Informationen miteinander austauschen, wird die unnötige Duplizierung von Informationen vermieden und Unternehmen müssen ihre internen Ressourcen nicht mehr für manuelle Arbeiten einzusetzen. „Anstatt durch mühsame manuelle Arbeit abgelenkt zu werden, können sich die relevanten Stakeholder wieder auf ihr eigentliches Fachwissen konzentrieren“, fasst Tom Vogel zusammen.
Die Verknüpfung der Inhalte mit den zugrundeliegenden Vorschriften ist zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden, doch Günther Schindl ist sich sicher, dass sich dieser Aufwand lohnt: „Es bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Set-Ups zu standardisieren und so erhebliche Effizienzgewinne zu erzielen, zum Beispiel bei Compliance-Audits. Nehmen wir einen IOSA-zertifizierten Betreiber, der alle zwei Jahre einem Audit unterzogen wird: Mit einem ordnungsgemäss eingerichteten System kann der Betreiber mit einem Mausklick nachweisen, wo die verschiedenen IOSA-Anforderungen dokumentiert sind. Und wenn der Betreiber die zuständige Behörde zu einem Audit in einem bestimmten Bereich einlädt, kann er leicht nachweisen, wo sich die entsprechende Dokumentation befindet.
Dies sind nur zwei Beispiele, die zeigen, wie IQSMS in Kombination mit Yonder zu einer beträchtlichen Zeitersparnis während des Prüfungsprozesses führen und gleichzeitig die Gesamteffizienz einer Organisation steigern kann.