Warum SharePoint Ihre Herausforderungen bei der Verwaltung businesskritischer Dokumentationen nicht lösen kann

SharePoint scheint oft die erste Lösung zu sein, wenn Unternehmen nach Möglichkeiten zur Verwaltung ihrer Dokumente suchen. Und das zu Recht, wenn man bedenkt, dass SharePoint kein einzelnes Produkt ist, sondern eine äusserst vielseitige Plattform, über die sich ganz verschiedene Prozesse abbilden lassen.

Es gibt zahlreiche Artikel über die Vor- und Nachteile von SharePoint als Informations- und Kollaborationsplattform eines Unternehmens. Dieser umfangreichen Sammlung soll hier kein weiterer Beitrag hinzugefügt werden. Stattdessen möchte ich mich auf die Aspekte konzentrieren, die für Unternehmen in stark regulierten Branchen relevant sein dürften – besonders, wenn es um die Verteilung zuverlässiger (und oft zeitkritischer) Informationen geht.

Vor diesem Hintergrund möchte ich einige der wichtigsten USPs von SharePoint aufschlüsseln und erläutern, warum sie den oben genannten Herausforderungen möglicherweise nicht gerecht werden.

Personalisierung

In Bezug auf ein basales Informationsmanagement kann SharePoint mit Sicherheit Ihre Anforderungen erfüllen. In den meisten Fällen ist jedoch ein beträchtliches Mass an kundenspezifischen Entwicklungen erforderlich, um ein System zu erhalten, das den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens entspricht. Aber es ist machbar – vorausgesetzt, Sie verfügen über die entsprechenden Ressourcen.

Nach erfolgreicher Anpassung müssen Sie zudem Ihre massgeschneiderte Lösung pflegen und regelmässig aktualisieren. Dies macht Ihr System noch komplexer, da zusätzliche Plugins und Updates die Verfügbarkeit Ihrer Plattform unterbrechen und den kontinuierlichen Informationsfluss gefährden können.

Abgesehen von den finanziellen Auswirkungen (z. B. unvorhersehbare Kosten für weitere Entwicklungen) sind diese Aspekte immer dann eine Überlegung wert, wenn sich Ihr Unternehmen keinerlei Unterbrechungen des betrieblichen Informationsflusses leisten kann.

Dateiablage

Um das Naheliegende nicht zu verschweigen: Ja, SharePoint kann als zentraler Speicherort für Ihre Dateien dienen. Und solange die Organisationsstruktur Ihrer Dateien von guter Qualität ist, sollte es nicht allzu lange dauern, bis jeder findet, worauf er angewiesen ist.

Doch die Praxis zeigt: Obwohl Verfahren bestimmt und Arbeitsläufe definiert wurden – mit der Zeit werden diese Abläufe immer öfter umgangen und die Prozessmodelle sind nur noch auf dem Papier gültig. Die Gründe für diesen schleichenden Erosionsprozess:

• Die Nutzer erfinden ihre eigenen Regeln.
• Einige Dokumente sind nicht auf dem neuesten Stand, andere werden falsch abgelegt.
• Die Berechtigungen sind nicht korrekt festgelegt, weshalb Informationen über die SharePoint-Suchfunktion nicht gefunden werden.
• Die Datenkomplexität steigt ständig, sodass die Suche ab einem gewissen Zeitpunkt unzählige Ergebnisse liefert, die für die ursprüngliche Anfrage aber völlig irrelevant sind.

Dabei ist zu erwähnen: Die Schuld an diesem möglichen Informations-Tohuwabohu liegt nicht bei SharePoint. Und wenn die Webanwendung nur zum Speichern von Korrespondenzen, Verkaufsunterlagen und Ähnlichem verwendet wird, ist die Informationsvielfalt kein grosses Problem. Anders sieht es allerdings aus, wenn eine Wissensdatenbank erstellen werden soll. Denn hier geht es darum, dass kritische Prozesse genau abgebildet werden und wichtige Information sehr akkurat und sehr schnell verfügbar sind. Doch für solche Anforderungen kann eine generische Lösung nicht die erste Wahl sein und spezielle Anwendungen sind hier gefragt.

Verwaltung von Dokumenten

Doch zurück zu SharePoint – einer Anwendung, die unzählige Optionen für die Verwaltung Ihrer Dokumente bietet:

So können Sie z. B. Zugriffsrechte verwalten, indem Sie Berechtigungen und Gruppenprivilegien auf fast allen Ebenen innerhalb einer bestimmten Hierarchie festlegen. Dateien können kontrolliert überprüft werden, wodurch sichergestellt wird, dass ein bestimmtes Dokument nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird. Wenn Sie die Versionierungsfunktion von SharePoint aktivieren, werden Änderungen nachverfolgt und jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet wird, wird eine neue Version erstellt. Sie können sogar dokumentenspezifische Metadaten und Arbeitsabläufe hinzufügen und Ihre Compliance-Anforderungen bis zu einem gewissen Grad erfüllen (z. B. betr. Datenaufbewahrungs-Richtlinien, Berechtigungs-Management und dem Schutz vor Datenverlust).

Diese Features mögen für die Verwaltung vieler Dokumente ausreichen. Aber was ist mit Informationen, die wirklich businesskritisch sind? Und wie steht es, um ein konkretes Beispiel zu nennen, mit dem Inhalt komplexer Betriebshandbücher, die strengen behördlichen Vorschriften unterliegen oder den Mitarbeitern wichtige Informationen vermitteln müssen? SharePoint bietet Ihnen hier nicht viele Optionen für ein zuverlässiges Content-Management. Denn wenn es um kritische Infrastrukturen und stark reglementierte Branchen geht, bei denen sowohl höchste Transparenz als auch grösste Effizienz gefragt sind – dann kommt das Microsoft-System schnell an seine Grenzen.

Hierzu folgendes Beispiel: Eine Fluggesellschaft verfügt über umfangreiche Operation Manuals (OM), deren Inhalt sich an verschiedene Zielgruppen richtet. Ein solches OM kann auch Informationen zu Vorschriften und Herstellerhandbüchern enthalten. Die Fluggesellschaft könnte nun eine Lösung anstreben, welche die folgenden Funktionen unterstützt, die SharePoint nicht bietet:

• Dynamische Inhaltsfilterung: Beschränken Sie den Inhalt eines OM auf das, was für eine bestimmte Rolle und Aufgabe relevant ist.
• Initiieren Sie den Workflow auf der Grundlage eines externen Auslösers: Z. B. wenn Vorschriften sich ändern, die möglicherweise eine Änderung des entsprechenden Inhalts des OM erfordert. Oder wenn der Inhalt eines Herstellerhandbuchs geändert wird, der auch die Informationen im OM betrifft.

Diese Funktionen können nur von speziellen Lösungen bereitgestellt werden, die eine fortgeschrittene Konfiguration der tatsächlichen Inhalte innerhalb eines bestimmten Dokuments unterstützen. Also von einer Lösung, die in der Lage ist, Inhalte in einzelne Informationseinheiten (nennen wir sie Informationsmodule) umzuwandeln, die weitere Gliederungsschritte ermöglichen (z. B. Rollen-Tagging oder Verknüpfung mit externen Datenbanken bzw. weiteren Dokumenten).

Die Möglichkeit, solche Informationsmodule zu konfigurieren, hat noch weitere Vorteile für die Verwaltung und Verteilung sensibler Dokumente, z. B.:

• Inhalt referenzieren: Anstelle der physischen Vervielfältigung können Inhalte zwischen Dokumenten referenziert werden. Eine Änderung eines bestimmten Informationsmoduls wirkt sich so automatisch auf alle Dokumente aus, in denen die Informationen enthalten sind. Dadurch werden Informationskonflikte vermieden, die ansonsten durch veraltete Duplikate entstehen können.
• Workflows, die bis auf die Ebene der Informationsmodule konfigurierbar sind.
• Rollenspezifische Aktualisierungen: Teilen Sie nur Änderungen mit, die sich auf die Rolle und den Auftrag einer bestimmten Person auswirken.

Um es nochmals zu wiederholen: SharePoint kann das alles nicht leisten. Das ist für viele Sektoren nicht weiter tragisch – ausser in stark regulierten Branchen (z. B. in der Luftfahrt), in denen Manager mit schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen rechnen müssen, wenn Vorschriften verletzt oder nicht eingehalten werden. Hier wissen Unternehmen performante Systeme zu schätzen, welche die Einhaltung der Vorschriften jederzeit gewährleisten (z. B. dank automatischer Workflow-Initiierung auf der Grundlage eines externen Auslösers, wie einer Änderung inhaltsbezogener Vorschriften).

Ausbildung

Ich habe es schon angedeutet: Einer der Hauptvorteile von SharePoint ist die Vielseitigkeit der Plattform und ihre nahezu unbegrenzten Möglichkeiten. Leider ist dies aber auch einer der Hauptnachteile, wenn es um Schulungszwecke geht. Erinnern Sie sich an den Hinweis, dass die Dinge mit der Zeit unübersichtlich werden können? Meiner Erfahrung nach hat das viel mit der mangelnden Schulung von Benutzern zu tun, die entweder zu einer SharePoint-Besitzer- oder -Mitgliedergruppe gehören.

SharePoint-Eigentümer haben in der Regel die volle Kontrolle über einen bestimmten Bereich (z. B. auf einer SharePoint-Bereichsebene oder für eine bestimmte Bibliothek.). Sie können zudem die Zugriffsrechte für andere festlegen. Dazu müssen sie (einschliesslich ihrer Stellvertreter!) aber umfassend bezüglich der Schlüsselfunktionen von SharePoint geschult werden (z. B. für Bereichs- und Bibliotheksberechtigungen, Versionskontrolle), um so die Konsistenz aller Information sicherzustellen. Oft verstehen Mitglieder dieser Benutzergruppe aber die Schlüsselkonzepte von SharePoint nicht vollständig und tragen zu dem späteren Chaos bei, indem sie etwa Benutzerrechte auf der falschen Hierarchieebene festlegen oder noch zu kontrollierende Dateien in eine Bibliothek verschieben, die nicht der Versionskontrolle unterliegt (weshalb nachverfolgte Änderungen und der Verlauf gelöscht werden). Übrigens: Meiner Erfahrung nach ist ein Schulungstag vor Ort das absolute Minimum für diese Benutzer – wiederholte Schulungen sind hier dringend empfohlen!

Benutzer, die der Mitgliedergruppe angehören, sollten zumindest in die Best-Practice-Verfahren Ihres Unternehmens eingeführt und regelmässig trainiert werden, um ein drohendes Chaos zu vermeiden.

Sie denken vielleicht, dass ich übertreibe? Dann gestatten Sie mir die Frage: Wie oft haben Sie schon ein Dokument von SharePoint auf Ihren Desktop kopiert? Oder eine Datei per E-Mail an einen Kollegen geschickt, um Berechtigungsprobleme zu umgehen? Oder eine Datei kopiert, um sie zu ändern, anstatt die bereits vorhandene Datei zu verwenden, die vielleicht die Versionskontrolle schon durchlaufen hat?

Ein Mangel an Ausbildung und Disziplin wird mit ziemlicher Sicherheit zu ungünstigen Ergebnissen führen, die Sie vielleicht nicht akzeptieren wollen. Dies gilt insbesondere für betriebliche Inhalte, die für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein können.

Eine dedizierte Lösung hingegen wird darauf abzielen, Funktionalitäten einzuschränken, um diese Risiken zu vermindern und sicherzustellen, dass die internen Verfahren jederzeit strikt befolgt werden.

Schlussfolgerung

SharePoint ist eine universell einsetzbare Lösung mit nahezu unbegrenzter Vielseitigkeit. Umfangreiche Anpassungen können jedoch auf Dauer zu unerwartetem Verhalten führen und die nahtlose Verfügbarkeit unverzichtbarer Informationen gefährden. Die Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint sind fabelhaft, solange die Benutzer richtig geschult sind und sich strikt an die definierten Prozesse halten. Aber oftmals fehlt der notwendige Fokus, damit die gewünschte Erleichterung von Revisions- und Verteilungsverfahren im Dokumentenmanagement erreicht wird. Mit anderen Worten: Leistungsfähige Funktionen, die für Transparenz und Compliance eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, sind in SharePoint einfach nicht verfügbar.

Eine Lösung, die für die Verwaltung komplexer Dokumente entwickelt wurde, fördert hingegen aktiv diese Transparenz, indem sie Funktionen wie rollenbasierte Filterung und Revisionsaktualisierungen anbietet. Sie unterstützt bewusst die Einhaltung von Vorschriften, indem sie automatisierte, inhaltsspezifische Workflows bereitstellt (z. B., wenn sich entsprechende Vorschriften ändern). Und sie vermeidet widersprüchliche Informationen, die durch veraltete Duplikate in mehreren Dokumenten entstehen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine Lösung, die speziell für die Verwaltung komplexer Dokumentationen entwickelt wurde, führt zu einer effizienteren Kostenkontrolle und besseren Ergebnissen. Am wichtigsten ist jedoch, dass ein modernes Informationsmanagement eine effiziente und zuverlässige Verwaltung kritischer Informationen ohne Wenn und Aber ermöglicht – und das ist vielleicht alles, was Sie als verantwortlicher Manager wissen müssen.