Die Vorteile eines XML-basierten CMS in der Luftfahrt

Ihre Fluggesellschaft möchte das Dokumentationsmanagement optimieren und XML-basierte Inhalte nutzen, die aus Ihren OEM-Handbuchlieferanten stammen? Oder suchen Sie nach einer alternativen Lösung, um Ihre komplexe Dokumentationslandschaft effizienter zu verwalten und gleichzeitig Ihren Endnutzern zuverlässige und rollenbasierte Inhalte zur Verfügung zu stellen?

Dann wird Ihnen dieser Artikel wertvolle Informationen liefern, da im Folgenden einige Aspekte zusammengefasst werden, die bei der Bewertung von XML-basierten Content-Managementsystemen wichtig sind.

Datenimport/-export

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen bereits über ein Dokumentationssystem verfügt oder nicht – wahrscheinlich sind auch für Ihre Fluggesellschaft flexible Datenimport- oder Exportoptionen ein erfolgskritischer Faktor. Die Anforderungen sind dabei sehr vielfältig: Eine Aufgabe kann z.B. der Import bestehender Dokumentation aus einem früheren System sein. Oder das automatisierte Abgleichen zwischen OEM-Anbietern (z. B. FCOMs von Airbus, Boeing) und der auf Ihre Bedürfnisse angepassten Dokumentation (z. B. OM-B). Oder der Export einer Dokumentation in verschiedene, standardisierte Formate, um so die Informationen in Anwendungen von Drittanbietern weiter nutzen zu können.

Effizientes Importieren bestehender Dokumentation

Schon diese kurze Aufzählung verdeutlicht den enormen Aufwand, der beim Dokumentationsmanagement und Datenimport entstehen kann. Darum ist es entscheidend, im ersten Schritt die internen Prozesse genau zu analysieren – egal, ob Sie von der alten PDF/Word-Welt zu XML-basierten Lösungen wechseln oder ein bestehendes XML-System durch eine vollständig digitalisierte Alternative ersetzen möchten. Denn das Ziel ist hier wie dort: Manuelle Arbeiten sollen möglichst minimiert und durch automatisierte Lösungen ersetzt werden.

Es geht also um beides: um maximale Effizienz. Und um höchste Zuverlässigkeit. Hier ist Yonder eine wegweisende Lösung. So ermöglicht die Software nicht nur den direkten Import bestehender XML-Dokumente. Sondern Yonder erlaubt auch die Übersetzung von PDFs und Word-Dokumenten zu XML, sodass modularisierter Inhalte geniert werden, die anschliessend mit zusätzlichen Informationen und Funktionen angereichert werden können.

Um ein allgemeines Beispiel zu nennen: Wenn Ihr altes OM-A auf PDF basiert, ist Yonder die optimale Lösung, um Ihr Dokument in XML zu konvertieren und anschliessend weiter zu verfeinern – z. B. durch modulspezifische Tags, die es den Benutzern ermöglichen, den sichtbaren Inhalt auf das zu beschränken, was für ihre jeweilige Rolle und Aufgabe relevant ist.

Importieren von OEM XML-Handbuchpaketen (z. B. Airbus / Boeing FCOM, MEL, QRH)

Wenn Ihr Flugzeuglieferant eine XML-basierte OEM-Dokumentation anbietet, ist es sicherlich sinnvoll, diese Informationen zu nutzen und den zuverlässigen Import dieser Inhalte einschliesslich wichtiger Metadaten sicherzustellen. Insbesondere grössere Flotten schätzen zudem Funktionen, die einen effizienteren Ansatz für die Verwaltung von Revisionen zwischen der Dokumentation des Herstellers und der des Betreibers ermöglichen. Vergewissern Sie sich also, dass Sie genau wissen, inwieweit ein bestimmtes CMS diese Prozesse automatisieren kann. Denn auch hier gilt: Dank einem zukunftsweisenden Informationsmanagement soll Ihr Team von einem deutlichen Zeitgewinn profitieren, wobei gleichzeitig ein neues Level hinsichtlich Compliance und Daten-Konsistenz angestrebt wird.

Die erste gute Nachricht in diesem Kontext: Ob einmalige oder wiederkehrende und differenzierte Importe – Yonder ist in der Lage, OEM-Handbücher wie z.B. von Airbus und Boeing inklusive Anpassungen und Geltungsbereich zu importieren. Und die zweite gute Nachricht: Yonder kann sogar den Abgleich zwischen den OEM-Handbüchern des Herstellers und Ihrer angepassten Dokumentation automatisieren, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Export in XML und PDF

Jetzt mögen Sie sich fragen: Muss mein Unternehmen schon heute darüber nachdenken, wie Inhalte von einer Lösung, die es noch nicht einmal abonniert hat, auf eine andere Lösung übertragen kann, die vielleicht erst in vielen Jahren zur Verfügung steht? Eine berechtigte Frage, auf die es aber eine ebenso berechtigte Antwort gibt. Denn wer schon heute diese Kriterien in seine Entscheidung einbezieht, der ist morgen optimal auf neue Herausforderungen vorbereitet. Es geht also auch um Zukunfts- und Investitionssicherheit – und damit um die Minimierung von Aufwänden und Kosten. Daher halten wir es für vernünftig, Lösungen zu bevorzugen, die jederzeit den Export von Daten in ein flexibles, nicht-proprietäres Format ermöglichen und so einen nahtlosen Übergang zu einem noch unbekannten Format gewährleisten.

Roh-XML ist dabei sicherlich eine praktikable Option, da sowohl die Struktur als auch alle Metadaten, die mit dem Inhalt eines Dokuments verbunden sind, erhalten bleiben. Nicht-proprietäre Exportoptionen bringen weitere Vorteile mit sich, unter anderem die Nutzung der Daten in Ihrer bestehenden Systemlandschaft. Kurz gesagt: Exporte sollten in Formaten möglich sein, welche die Zugänglichkeit maximieren und gleichzeitig die langfristige Erhaltung Ihrer Dokumentation, einschliesslich der Metadaten, gewährleisten.

Yonder ermöglicht den Export in Roh-XML und stellt somit die Wiederverwendbarkeit Ihrer Inhalte sicher, z. B. um Ihre Inhalte in einer EFB-App eines Drittanbieters zu veröffentlichen. Unser System stellt zudem sicher, dass Ihr Unternehmen nicht an unsere Lösung gebunden und einem Lock-in-Effekt unterworfen ist. So stehen Sie nicht vor unüberwindbaren Hürden, wenn Sie Ihre Inhalte in eine andere Lösung übertragen möchten. Weiteres Plus: Da Yonder strikt zwischen Inhalt und Layout trennt, kann Ihre Organisation weiterhin Dokumente in PDF exportieren, die auf einer beliebigen Anzahl von Stylesheets basieren und spezifische Anwendungsfälle widerspiegeln. Dies ist sogar für ein und dasselbe Dokument möglich –  z. B. für ein überarbeitetes Dokument, das behördlich genehmigt werden oder als unkontrollierte Version für einen anderen Anwendungsfall markiert werden soll.

Handbücher rationalisieren

Fluggesellschaften sammeln heute mehr Informationen als in der Vergangenheit. Diese quantitative Zunahme wird auch zu einer qualitativen Zunahme führen, da ebenso die Komplexität der Informationen steigt. Dies bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich – sowohl bei der Verwaltung der Inhalte als auch bei deren Präsentation für den Endnutzer. Es gibt jedoch Lösungen auf dem Markt, die diese Herausforderungen zuverlässig vereinfachen können. So ermöglicht es Yonder, Handbücher zu konsolidieren und den sichtbaren Inhalt auf das zu beschränken, was für einen bestimmten Endnutzer tatsächlich relevant ist, wie die Zeichnung im Bild unten schematisch zeigt.

Ein konkretes Beispiel bezogen auf die obige Grafik: Anstatt die Dokumentation für eine Fluggesellschaft mit mehreren AOCs parallel zu verwalten (z. B. AOC-spezifisches Operation Manual Part A), können mit Yonder alle zugehörigen Informationen in einem einzigen Dokument verwaltet und dem Endnutzer AOC-spezifisch angezeigt werden. Anderes Beispiel: Anstelle der Verwaltung von leitwerksspezifischen FCOMs oder OM-Bs können die zugehörigen XML-Daten konsolidiert werden, wobei leitwerksspezifische Metadaten, einschliesslich Funktionalitäten und Tags, erhalten bleiben, die es ermöglichen, den Inhalt für ein bestimmtes Leitwerk zu filtern.

Das Ergebnis in beiden Fällen: Weniger Doppelarbeit, schlankere Revisionsprozesse und insgesamt mehr Transparenz für Ihre Autoren, Fachexperten und Endnutzer.

Ein solches gestrafftes Handbuch kann dann auch für einen bestimmten Anwendungsfall exportiert werden (selbst als PDF, wenn dies erforderlich ist) – z. B. gefiltert nach AOC für die Genehmigung durch die nationalen Luftfahrtbehörden.

Zusammenfassung

Ganz gleich, ob Sie den Sprung von der PDF-Welt zu einem XML-basierten Contentmanagement wagen oder Ihre bestehende XML-Lösung durch eine vollständig digitale Lösung ersetzen wollen:

• Vergleichen Sie die Import-/Exportfunktionen und wie sie Ihre Revisionsprozesse durch Automatisierungen vereinfachen können – z. B. bezüglich des Änderungsmanagements zwischen OEM-Handbüchern und Ihrer airline-spezifischen Dokumentation.
• Verschaffen Sie sich einen Eindruck darüber, ob die evaluierte Lösung die Transparenz für alle Benutzergruppen erhöht – z. B. durch die automatisierte Abgleichung Ihre Dokumentation und der Darstellung der Inhalte auf Rollen- oder Aufgabenbasis.
• Analysieren Sie, ob die neue Lösung einen möglichst effizienten Weg zur Verwaltung Ihrer Dokumentation ermöglicht und welchen Leistungsumfang diese Software Ihnen im täglichen Betrieb bietet.

Wir geben gerne zu: Wir sind felsenfest davon überzeugt, dass nach dieser Analyse Yonder auf Ihrer Favoritenliste ganz oben erscheinen wird. Denn Yonder ist die all-in-one SaaS-Lösung, die alles enthält, was eine Fluggesellschaft für ihr Dokumentationsmanagement benötigt. Von der Erstellung und Veröffentlichung Ihrer Inhalte bis hin zu deren Überarbeitung auf der Grundlage Ihrer internen Revisionsprozesse: Yonder liefert Ihren Mitarbeitern an der Front jederzeit zuverlässige und rollenbasierte Informationen – sowohl über den Webbrowser als auch über die Offline-App, die für Tablets und Smartphones verfügbar ist.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über unseren vollständig digitalen Ansatz für Ihr Dokumentationsmanagement in der Luftfahrt zu erfahren. Unser Team verfügt über umfangreiche Erfahrung im Umgang mit XML-bezogenen Inhalten und beantwortet Ihnen gerne alle Fragen.