In vielen Unternehmen speichern Mitarbeitende unkontrollierte Kopien von betrieblichen Dokumenten, die für ihre Arbeit wichtig sind. Die Gründe für diese Schattenablagen sind z.B.:
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Das Auffinden der richtigen PDF-Dateien auf dem gemeinsam genutzten Laufwerk ist schwierig.
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Wenn die richtige PDF-Datei gefunden wird, enthalten sie viele Informationen, die für die Rolle des Mitarbeitenden nicht relevant sind.
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Gemeinsame Laufwerke und PDF-Dateien sind nicht offline verfügbar und z.B. Zugführer und Ingenieure im Aussendienst können nicht auf die nötigen Informationen zugreifen.
Für Unternehmen, die in regulierten Branchen oder im Bereich kritischer Infrastrukturen tätig sind, stellen diese Schattenablagen ein grosses Problem dar, weil:
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Sich die Dokumentation weiterentwickelt und Mitarbeitende vergessen, ihre unkontrollierten Dokumente zu aktualisieren.
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Mitarbeitende sich an veraltete Verfahren halten und somit sowohl das Unternehmen als auch sich selbst und andere in Gefahr bringen können.
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Schattenablagen weitergegeben werden können.
Wie gehen Eisenbahnen und stark regulierte Branchen mit diesem Problem um?
Organisationen, die kritische Infrastrukturen betreiben (z. B. Eisenbahnen, Stromnetze, usw.), setzen heute auf ein Wissensmanagement, das den Mitarbeitenden auf allen Endgeräten stets aktuelle Inhalte liefert und nur die Informationen anzeigt, die für die Rolle und die Aufgabe der Mitarbeitenden relevant sind.
Smarte Dokumente in Yonder ermöglichen es Endnutzern, den sichtbaren Inhalt der Dokumente auf ihre jeweilige Rolle und Aufgabe zu beschränken.
Die Vorteile eines modernen Wissensmanagements: Informationen werden aus statischen PDFs (oder anderen Quellen) in „Informationsmodule“ umgewandelt, die mit Tags versehen sind. Dies ermöglicht eine schnelle Suche und eine Filterung, die den Endnutzern nur die Informationen liefert, die sie für ihre Rolle und Aufgabe benötigen, was Zeit spart und Fehler reduziert.
Hier ein kurzes Beispiel:
Der Zugführer einer S-Bahn erhält die Information, dass winterliche Bedingungen zu gefährlichen Gleisverhältnissen geführt haben.
Der Zugführer hat nur wenig Zeit, um das richtige Verfahren zu überprüfen und die Geschwindigkeit anzupassen. Deshalb filtert der Zugführer auf seinem Mobilgerät die Verfahren für seine spezifische Zugskomposition und das wetterbedingte Risiko und sieht sofort die Informationen, die für ihn relevant sind.
Ein weiteres Beispiel aus der Luftfahrt veranschaulicht, wie dies mit nur wenigen Klicks erreicht wird:
Den Mitarbeitenden an der Front immer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit anzeigen.
Wenn Mitarbeitende ein modernes Wissensmanagement auf ihrem Desktop oder mobilen Gerät zur Verfügung steht, benötigen Mitarbeitende keine Schattenablagen mehr. Das ist einer der wesentlichen Gründe, warum Organisationen aus dem Bereich der kritischen Infrastrukturen Lösungen mit dynamischen Inhalten statt statischen PDFs einsetzen.
Yonder ist ein führender Anbieter eines Wissensmanagements, welches das volle Potenzial der Digitalisierung nutzt, indem es auf dynamische Inhalte aufbaut und so ein modernes, benutzerzentriertes Erlebnis sicherstellt.
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