Optimaler Return on Investment: Mit einem intelligenten Wissensmanagement in die Digitalisierung starten.
Es ist das aktuelle Buzz-Thema schlechthin: die Digitalisierung. Dabei denken die meisten an Themen wie KI, Blockchain oder IoT. Und kaum an Dokumentationen. So scheinen die altbekannten Aktenordner und PDFs vielen Unternehmen noch immer zu genügen, während sich Experten einig sind: In einer wissensbasierten Gesellschaft sollte zuerst das unternehmensinterne Wissen digitalisiert werden – auch um mit überschaubarem Aufwand von mehr Effizienz zu profitieren.
Auf allen Management-Tagungen ertönt dasselbe Lied: Wissen ist die wichtigste Ressource des 21. Jahrhunderts und statt Hammer und Meissel sind es heute Informationen und wissensbasierte Prozesse, die den Arbeitsalltag dominieren. Allerdings kann firmeninternes Know-how nur dann effizient genutzt werden, wenn es auch zielführend zur Verfügung steht – einfach zugänglich, inhaltlich korrekt und immer up to date. Ein modernes und damit digitales Wissensmanagement ist also gefragt. Und das ist mehr als eine Ansammlung von einzelnen Dokumenten.
Die vier wichtigsten Gründe hierfür:
- Effiziente Zusammenarbeit und Informationsaustausch
Erst eine digitalisierte Dokumentation ermöglicht es Mitarbeitenden, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies führt zu einem deutlichen Qualitätssprung in der internen Zusammenarbeit und erlaubt den reibungslosen Informationsaustausch zwischen Teams und Abteilungen.
- Reduzierung von Verzögerungen in der Kommunikation
Egal, ob Kundenservice oder sicherheitsrelevante Reglemente: Die richtige Information muss immer zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. So werden Fehler und ineffiziente Abläufe vermieden und die Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend gestärkt.
- Schnellere Entscheidungsfindung und weniger manuelle Eingriffe
Gut dokumentierte Prozesse und Informationen ermöglichen schnellere Entscheidungen und reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe. Dies spart Zeit und Ressourcen.
- Unterstützung bei Remote Work
In der globalisierten Welt ist die Möglichkeit, von überall zu arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Nur digitalisierte Dokumentationen stellen dabei sicher, dass Mitarbeitende immer auf benötigte Informationen zugreifen können – vom Homeoffice über digitale Devices bis hin zur Arbeit in weltweit verteilten Teams.
Die Kosten einer ineffizienten Dokumentation
Die Vorteile intelligenter Dokumentationen sind klar ersichtlich und dennoch scheint es, dass das Problembewusstsein bei Unternehmen oft nicht vorhanden ist. Das Argument, welches man dabei öfter hört: «Es geht doch aus so» – ein Statement, mit dem man natürlich jede Innovation verhindern kann. Darum hier eine kurze Auflistung der negativen Folgen, die bei einem veralteten Dokumentationsmanagement häufig auftreten:
- Zeitverschwendung:
Mitarbeitende verlieren unnötig Zeit mit der Suche nach Informationen oder der erneuten Erstellung bereits vorhandener Dokumente. - Schattenablagen und veraltete Verfahren:
Lokal gespeicherte Dokumente werden nicht aktualisiert. Wenn veraltete Verfahren verwendet werden, führt dies zwangsläufig zu mangelhaften und überholten Lösungen. - Mehr Fehler bei Mitarbeitenden:
Wenn Mitarbeitende wichtige Prozesse und Richtlinien nur ungenügend verstehen, kann diese zu Fehlern und einer grossen Ineffizienz führen. - Abhängigkeit von Schlüsselpersonen:
Wenn nur wenige Schlüsselpersonen über kritisches Wissen verfügen und Informationen nicht dokumentiert sind, führt diese zu grossen Risiken, wenn diese Personen das Unternehmen verlassen. - Compliance-Verstösse:
Unzureichende Dokumentationen könnten verpasste Fristen, ungenaue Berichte und – schlimmer noch – die Nichteinhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und Compliance-Standards zur Folge haben. - Ineffizientes Onboarding:
Onboarding-Prozesse, die nicht gut dokumentiert sind, sind zeitaufwendig und die Effizienz von Mitarbeitenden wird stark eingeschränkt.
Intelligentes Wissensmanagement: Die Low Hanging Fruit der Digitalisierung
Die vorangegangenen Punkte mögen wie eine Drohkulisse klingen, doch es gibt auch eine sehr gute Nachricht: Die Implementierung eines intelligenten Wissensmanagements ist einfacher als viele denken! Mehr noch – sie ist eine Low Hanging Fruit, die mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugt und ein Baustein, der effizient die Digitalisierung von Unternehmen vorantreibt. Konkret heisst das:
- Einfache Implementierung:
Moderne Dokumentationsmanagement-Systeme lassen sich einfach implementieren – auch dank dem automatisierten Import von aktuellen Dokumenten (z.B. Word- oder PDF-Dokumente). - Stärkung digitaler Workflows:
Digitale Dokumentationen sind ein wichtiger Baustein bei der Transformation von Unternehmen, die interne digitale Workflows nachhaltig stärken. - Hohe Kosteneffizienz:
Viele Digitalisierungsschritte tragen ein stolzes Preisschild. Anders bei der Umstellung auf ein digitales Wissensmanagement, die sich durch eine hohe Kosteneffizienz auszeichnet. - Schnelles Return on Investment:
Im Durchschnitt dauert es nur 12 Monate, bis die erzielten Produktivitätsgewinne die Investitionen für ein digitales Wissensmanagement amortisieren – sehr zur Freude Ihres CFOs übrigens.
In einer Welt, in der Daten und Informationen erfolgskritische Faktoren sind, ist ein intelligentes Wissensmanagement zentral für effiziente Prozesse in Unternehmen. Entscheidungsträger sollten daher die Bedeutung des Wissensmanagements erkennen und in moderne Systeme investieren. Denn die Investition in ein intelligentes Wissensmanagement ist eine Investition in das, was erfolgreiche Unternehmen stark macht: In das Wissen der Mitarbeitenden. Und in die Qualität der eigenen Arbeit.
Besser als viele Worte: Eine Live-Demo mit Yonder.
Wie die Umstellung auf ein intelligentes Wissensmanagement funktioniert und welche Effizienzgewinne sich erzielen lassen, zeigen wir Ihnen gerne persönlich.
Darum buchen Sie noch heute einen Demo-Termin! Wir freuen uns schon jetzt auf das Gespräch mit Ihnen.