Effiziente Verwaltung Ihrer Dokumentation: Der modulare Ansatz von Yonder

Ein effizientes Dokumentationsmanagement war noch nie so wichtig wie heute: Zum einen aufgrund der grossen Menge an Informationen, die täglich anfallen. Zum anderen wegen der steigenden Komplexität, welche die schiere Flut an Informationen nach sich zieht. Doch die gute Nachricht: Mit einem professionellen Dokumentationsmanagement lässt sich die Informationsflut zuverlässig meistern und ein neues Qualitäts-Niveau erreichen.

Die zunehmende Komplexität hat viele Ursachen. Die wichtigsten:

• Die grundlegende Beachtung von Compliance-Vorschriften
• Die Notwendigkeit der Wiederverwendbarkeit von Inhalten in verschiedenen Kontexten (z. B. verschiedene Dokumente oder Systeme, Bereitstellung begrenzter Informationen für Dritte zum Zwecke der Zusammenarbeit, usw.)
• Die dynamische Natur von Informationen und Änderungsprozessen
• Die Abhängigkeit von Informationen von externen Faktoren oder Auslösern

Dieser kurze Abriss verdeutlicht, dass Endnutzer von der schieren Menge an Informationen zunehmend überfordert sind. Daher ist es für Unternehmen sinnvoll, Lösungen zu evaluieren, die ein zuverlässiges und transparentes Dokumentationsmanagement sicherstellen – z. B. für Compliance-Teams, Dokumenteneigentümer und Fachexperten. Das Ziel dabei: Die Nutzer sollen nur die Informationen erhalten, die für ihre Rolle innerhalb (oder sogar ausserhalb) des Unternehmens wirklich relevant ist.

Doch wie lässt sich ein effizientes Informationsmanagement umsetzen?

Bei Yonder haben wir uns genau diese Frage gestellt. Unsere Antwort: Ein modularer Ansatz, der den skizzierten Anforderungen optimal gerecht wird. Aber was bedeutet das konkret und wie kann Ihr Unternehmen von diesem Ansatz profitieren? Die folgenden Abschnitte werden diese Frage im Detail beantworten, beginnend mit der Definition eines Begriffs, der im Mittelpunkt unserer Diskussionen stehen wird: Das Informationsmodul.

Informationsmodule

Einfach formuliert sind Informationsmodule diskrete Informationseinheiten, die mit zusätzlichen Informationen angereichert werden können. Einzelne Module, die so kurz wie ein Satz oder eine Tabellenzeile sein können, sind daher in der Lage, Informationen zu transportieren und Funktionalitäten zu ermöglichen, die über die reine Anzeige statischer Inhalte hinausgehen.

Dokumente in Yonder: Eine Sammlung von Informationsmodulen

Oft scheint es, dass Unternehmen den Prozess der Digitalisierung mit der Umwandlung von Papier-Dokumente in PDF-basierte Dokumente verwechseln. Wir bei Yonder glauben allerdings, dass klassische Dokumente ein Konzept aus der Vergangenheit sind und sich mit ihnen das volle Potenzial der Digitalisierung nicht nutzen lässt.

Zwar verwenden auch wir den Begriff «Dokumente». Doch bei Yonder ist ein Dokument lediglich ein Container, der eine Sammlung von Informationsmodulen enthält, die keineswegs an die Einschränkungen klassischer Dokumente gebunden sind. (Abbildung 1)

Ihre Vorteile:

Starre Seiten vs. dynamischer Content-Flow

Anstatt sich mit starren Seiten zu befassen, die immer noch auf dem veralteten Papier-Prinzip basieren, können Sie mit Yonder alle Informationen sinnvoll gruppieren.

„Aber was ist, wenn ich ein Dokument drucken oder als PDF exportieren muss?“, werden Sie sich vielleicht fragen. Auch hier haben wir eine gute Nachricht für Sie: Da es eine strikte Trennung von Inhalt und Layout in Yonder-Dokumenten gibt, kann im Hintergrund eine unbegrenzte Anzahl von Stilvorlagen definiert werden. So ist es möglich, ein bestimmtes Dokument in das gewünschte PDF-Layout zu exportieren ­– einschliesslich der Umgestaltung des Inhalts in traditionelle Seiten, versteht sich. Wir von Yonder sind jedoch der festen Überzeugung, dass der Export von Inhalten in statische PDF-Dokumente eher als letzter Ausweg und nicht als Regelfall angesehen werden sollte.

Wiederverwendbarer Inhalt

Wie bereits angedeutet, sind Dokumente in Yonder lediglich eine Sammlung von Informationsmodulen. Einer der sich daraus ergebenden Vorteile: Eine bestimmte Information in Yonder muss wirklich nur einmal vorhanden sein, da jedes Modul synchron von einem Dokument in ein anderes kopiert werden kann. Mit anderen Worten: Wann immer das Quellmodul geändert wird, wird es automatisch überall dort aktualisiert, wo es wiederverwendet wird. Auf diese Weise werden veraltete Duplikate und widersprüchliche Informationen vermieden, die ansonsten über die gesamte Dokumentationslandschaft verstreut sind.

Allgemeiner formuliert: Die Möglichkeit, Inhalte zwischen Dokumenten zu referenzieren, ist ein weiterer Aspekt, der die Skalierbarkeit Ihrer Dokumentation bei maximaler Effizienz und Zuverlässigkeit gewährleistet. Abbildung 2 zeigt ein schematisches Beispiel.

Dynamischer Inhalt

Wir haben festgestellt, dass Informationsmodule diskrete Inhaltseinheiten sind, die mit zusätzlichen Informationen – einschliesslich Metadaten und Tags – angereichert werden können. Aber was bedeutet das genau und wie kann Ihr Unternehmen von diesem modularen Ansatz profitieren? Die folgenden Abschnitte beleuchten einige der wichtigsten Aspekte, die damit verbunden sind.

Temporäre Informationen anzeigen

Module können mit einer begrenzten Gültigkeit versehen werden. Wenn also eine Information nur vorübergehend relevant ist, kann dies berücksichtigt werden, indem die Module nur für den entsprechenden Zeitraum dynamisch angezeigt werden.

Einschränkung des sichtbaren Inhalts innerhalb eines Dokuments: Rollen- und themenbasierte Filter

Wie bereits angedeutet, werden die Endnutzer von der schieren Menge an täglichen Informationen zunehmend überwältigt. Das kann sehr frustrierend sein. Und sogar gefährlich, weil die Benutzer nicht die wirklich relevanten Informationen finden, die für ihre Rolle und ihren Auftrag entscheidend sind. Daher ermöglicht es Yonder, einzelne Module mit zusätzlichen Informationen zu versehen, die es erlauben, den Inhalt eines Dokuments auf der Grundlage von Tags zu filtern. Dank der Tags wird der sichtbare Inhalt auf das beschränkt, was für die jeweilige Rolle innerhalb des Unternehmens relevant ist, so dass sich jeder Nutzer auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist.

Doch die manuelle Anwendung von Filtern durch die Nutzer ist nur ein Vorteil von Yonder. Denn Yonder kann zudem mit dem Active Directory (AD) Ihres Unternehmens verbunden werden, um so die voreingestellte Rolle Ihrer Benutzer beim Einloggen zu übernehmen. Weiterer Pluspunkt: Auch Zeilen innerhalb einer Tabelle können auf diese Weise selektiv angezeigt werden. Abbildung 3 zeigt ein Beispiel von Filtern, die für einen A320-Piloten in den Handbüchern eines unserer Kunden angewendet wurden.

Yonder’s Suche

Hier ist es sinnvoll, die Suchfunktionalität von Yonder zu erwähnen, da sie dieselbe Logik anwendet wie vorhin beschrieben. So ermöglicht Yonder nicht nur eine vollumfängliche Suche über alle verfügbaren Inhalte hinweg. Aufgrund der Filterfunktionalitäten, können, Suchergebnisse auch auf der Grundlage der jeweiligen Rolle und Aufgabe einer Person angezeigt werden.

Beispiel (Abbildung 4): Wenn Sie als Pilot nach Informationen über Lärmschutzverfahren für den Frankfurter Flughafen suchen, können Sie einfach nach „Lärm“ (engl. „noise abatement“) suchen und die Suchergebnisse auf Frankfurt beschränken. Anstatt ein bestimmtes Dokument zu durchforsten, um die entsprechenden Informationen zu finden, kann man so innerhalb weniger Sekunden die relevanten Informationen finden und abrufen, indem man einfach eine Schnellsuche mit geeigneten Kriterien durchführt.

Verknüpfung von Informationsmodulen mit Compliance-Datenbanken

Die Zunahme des Informationsvolumens ist unmittelbar mit einem Anstieg der Informationskomplexität verbunden, da vielfältige Abhängigkeiten zwischen der Dokumentation eines Unternehmens und externen Stakeholdern bestehen können. Diese Abhängigkeiten in der gesamten Dokumentationslandschaft im Auge zu behalten und die notwendigen Änderungen an den zugehörigen Inhalten effizient zu verwalten, ist daher eine Grundvoraussetzung für ein schlankes Dokumentationsmanagement. Wie kann Ihnen Yonder helfen, diese Ziele zuverlässig zu erreichen?

Nehmen wir die Einhaltung von Compliance-Vorschriften als Beispiel:

Sie erinnern sich vielleicht, dass einzelne Informationsmodule nicht nur zusätzliche Informationen (z. B. Tags) enthalten können, sondern auch zusätzliche Funktionen bieten. Eine davon ermöglicht es, ein Modul direkt mit der entsprechenden Verordnung eines externen Partners zu verknüpfen: Jede Änderung einer referenzierten Vorschrift löst eine automatische Änderungsanforderung für das betreffende Informationsmodul aus. Dadurch werden die betreffenden Akteure proaktiv informiert und sind in der Lage, auf der Grundlage von speziellen Compliance-Workflows die entsprechenden Massnahmen zu ergreifen (Abbildung 5).

Anders ausgedrückt: Die Compliance ist bis auf Modulebene jederzeit gewährleistet, indem automatische Änderungsanträge ausgelöst werden, sobald sich inhaltliche Regelungen ändern. So werden Abhängigkeiten zuverlässig überwacht und die manuelle Nachverfolgung in der Dokumentationslandschaft kann endlich vermieden werden.

Änderungen verfolgen: Prozeduren neu lernen und memorisieren

Müssen Sie Informationen, die in Ihren Unterlagen enthalten sind, auswendig lernen? Dann kann Yonder auch hier mit einer leistungsfähigen Funktionalität überzeugen. Denn egal, ob es sich um Standardarbeitsanweisungen (SOPs), damit zusammenhängende Änderungen oder etwas anderes handelt: Lernkarten (wir nennen sie «Flashcards») können ganz einfach auf Modulebene generiert werden, so dass Abteilungen und einzelne Benutzer ganze Flashcard-Sets im Handumdrehen erstellen und austauschen können. Da solche Flashcards auf der Basis einzelner Module erstellt werden, lernen die Nutzer immer die neusten Informationen, weil diese dynamisch aktualisiert werden, sobald der modulbezogene Inhalt überarbeitet wurde.

Inhaltliche Revisionen & personalisierte Revisions-Updates

Wir sind überzeugt, dass ein schlankes Dokumentationsmanagement nicht nur in der Lage sein muss, die internen Revisionsverfahren abzubilden, sondern auch ermöglichen soll, dass die Nutzer über inhaltliche Änderungen informiert werden, die Auswirkungen auf ihre Rolle und ihren Auftrag haben.

Yonder ermöglicht es Ihnen, Ihre internen Revisions- und Genehmigungsverfahren kompromisslos abzubilden. Zudem erlaubt Yonder die problemlose Einbeziehung externer Partner und Anbieter. Weiterer Pluspunkt: Fachexperten können ihre Änderungsanfragen auf Ebene des Informationsmoduls stellen, was es den Stakeholdern ermöglicht, die Eingaben direkt in Yonder zu diskutieren und zu genehmigen. Abgesehen von der Tatsache, dass dies zu einem lückenlosen Audit- und Revisionspfad führt, gibt es noch weitere Vorteile:

Yonder Worksflows: Änderungsanfragen klassifizieren & modulspezifische Genehmigungen ermöglichen

Die Workflow-Fähigkeiten von Yonder eignen sich problemlos für einen eigenen Artikel, weshalb ich an dieser Stelle nicht näher auf die umfangreichen Funktionalitäten eingehen werde.

Wie bereits erwähnt, können Fachexperten (SMEs) ihre Änderungswünsche direkt in den Informationsmodulen innerhalb eines Dokuments einreichen und damit den entsprechenden Workflow-Prozess auslösen. In der Regel ermöglicht der erste Schritt eine weitere Klassifizierung des Änderungsantrags für das betreffende Modul – z. B. basierend auf der Tragweite der Änderungsanfrage (Z.B. „major“, „minor“, „editorial“). So kann eine Änderungsanfrage zunächst von einer zentralen Funktion (z. B. dem Compliance-Team) anhand ihrer potenziellen Auswirkungen klassifiziert werden, so dass sich der weitere Genehmigungsprozess dynamisch verzweigen lässt und nur die benötigten Stakeholder zur virtuellen Änderungsdiskussion eingeladen werden.

Apropos virtuelle Diskussionen: Nicht nur Änderungsanfragen werden auf Modulebene gestellt, sondern auch die gesamte Zusammenarbeit findet auf dieser Ebene statt. Das bedeutet, dass alle Diskussionen im Zusammenhang mit einer potenziellen Moduländerung direkt im jeweiligen Inhalt stattfinden, wobei die Benutzer sogar zusätzliche Dateien anhängen können, wann immer dies sinnvoll ist (z.B. um die Ansicht eines anderen Benutzers zu einer bestimmten Änderungsanfrage zu unterstützen). Ein weiterer Vorteil: Änderungen können asynchron und ortsunabhängig diskutiert werden, wodurch die Notwendigkeit physischer Genehmigungssitzungen drastisch reduziert wird.

Kurz gesagt: Modulbasierte Workflows aktivieren die richtigen Beteiligten zur richtigen Zeit und ermöglichen eine nahtlose virtuelle Zusammenarbeit, die standardmässig auf Transparenz und Verantwortlichkeit ausgerichtet ist.

Rollenbasierte Revisionsupdates

Sobald das Genehmigungsverfahren für ein bestimmtes Informationsmodul abgeschlossen und somit „Ready for Publish“ ist, kann festgelegt werden, welche Benutzergruppen (oder Rollen) proaktiv über die betreffende Änderung informiert werden müssen.

Anstatt sich also durch langwierige «Revision Highlights» durcharbeiten zu müssen, erhält der Benutzer also eine explizite Benachrichtigung über alle Moduländerungen, die sich tatsächlich auf seinen Aufgabenbereich auswirken (einschliesslich der Anweisung, ob er den Punkt nur lesen oder seine Kenntnisnahme auch aktiv bestätigen muss).

Abbildung 6 zeigt ein Beispiel für zwei Benachrichtigungen, die für eine bestimmte Benutzergruppe nach der letzten Überarbeitung einer Betriebsanleitung ausgelöst wurden (siehe My Tasks Spalte in Abbildung 6).