Was ein modernes Wissensmanagement können muss

Gerade im Bereich der kritischen Infrastrukturen ist heute ein leistungsstarkes Wissensmanagement von zentraler Bedeutung. Hier sind neue Ansätze gefragt, denn:

• Für Mitarbeitende ist es oft schwierig, die für sie relevanten Informationen schnell und zuverlässig zu finden.

• Für Administratoren ist das Auffinden und Updaten von Duplikaten mit grossem Zeitaufwand verbunden.

• Für Compliance-Verantwortliche wird das Änderungsmanagement immer komplexer.

Die Folge: Organisationen, die kritische Infrastrukturen verwalten, setzen vermehrt auf neue Technologien, welche Inhalte von statischen PDFs befreien und mit einzelnen „Informationsmodule“ arbeiten, die sich besser kategorisieren und filtern lassen. In diesem Beitrag wird erläutert, wie dies funktioniert und was bei der Bewertung moderner Wissensmanagement-Tools zu beachten ist.

Informationsmodule – dynamische Inhalte anstelle statischer PDFs

Mit Schlüsselwörtern versehene PDFs ermöglichen eine Filterung auf Dokumentenebene. Allerdings müssen die Mitarbeitende immer noch die gesamte PDF-Datei durchsuchen, um die für sie relevanten Informationen zu finden. Bei dynamischen Inhalten ist das anders.

Dynamische Inhalte heisst: Hier wird mit Informationsmodulen gearbeitet, die ein effizientes Wissensmanagement ermöglichen. Informationsmodule sind dabei einzelne Informationseinheiten – z.B. ein Satz, eine Tabellenzeile oder eine Grafik. Durch das Hinzufügen von Filtern (z.B. Jobrolle, Aufgabe, Thema, Sprache usw.) können Unternehmen diese Inhalte nun flexibel managen. Die zwei wesentlichen Vorteile:

• Unternehmen können ihre Dokumentation effizient organisieren.

• Mitarbeitende finden immer genau die Informationen, die sie für ihre Rolle und Aufgabe benötigen.

Wie die Arbeit mit Informationsmodulen funktioniert, verdeutlicht folgende Grafik:

Worauf Sie bei einer digitalen Wissensmanagement-Lösung achten sollten

1. Bereitstellung von Inhalten für Mitarbeitende entsprechend ihrer Rolle oder Aufgabe

PDFs sind statische Dokumente, bei denen der Benutzer nach wichtigen Inhalten suchen muss. Aus diesem Grund notieren sich die Mitarbeitende oft Informationen aus einem Dokument, die für ihre Arbeit wichtig sind, und speichern Kopien offline. Wenn man den Mitarbeitenden jedoch nur die Informationen zur Verfügung stellt, die sie benötigen, dann:

• sparen sie Zeit

• werden Offline-Kopien und handschriftliche Notizen vermieden

• wird die Compliance im Unternehmen deutlich gesteigert

2. Möglichkeit der Wiederverwendung von Inhalten

Lösungen, die statische PDF-Seiten verwenden, erfordern ein sorgfältiges Kopieren und Einfügen bei der Wiederverwendung von Inhalten. Informationsmodule sparen dagegen eine Menge Zeit, da die Informationen in jedem anderen Dokument wiederverwendet werden können.

Konkret heisst das: Wenn sich etwas im ursprünglichen Informationsmodul ändert (z. B. ein Satz oder eine Tonnage-Tabelle), dann wird die Aktualisierung in jedem Dokument, welches das betreffende Informationsmodul verwendet, berücksichtigt. So spiegeln alle Dokumente die aktuellen Informationen wider, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist.

3. Einfache Überarbeitung von Inhalten und Versenden von personalisierten Aktualisierungen

Die Verwaltung von Dokumenten ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der einen Konsens zwischen vielen Beteiligten erfordert. Bei der Evaluierung einer Plattform sollten Sie daher auf drei Dinge achten:

• Ist es für die Endbenutzer einfach, Aktualisierungen vorzuschlagen?
  Beispiel Eisenbahn: Hier sind die Zugbegleiter und Inspektoren echte Experten mit langjähriger Erfahrung. Wenn diese Fachpersonen die Genauigkeit der Informationen optimieren können, indem sie direkt im Dokument einen Änderungsantrag stellen, profitiert das Unternehmen von Best-Practice-Hinweisen, die auf die Realität vor Ort abgestimmt sind.

• Werden die richtigen Beteiligten benachrichtigt, wenn eine Änderung beantragt wird?
  Dies lässt sich mit automatisierten Workflows und definierten Benutzer- oder Administratoren-Rollen leicht einrichten.

• Können Sie nur die Mitarbeitende informieren, die von einer Änderung betroffen sind?
  Wenn Ihr Wissensmanagement statische PDFs verwendet, dann werden auch die Mitarbeitenden über Änderungen informiert, die nicht davon betroffen sind. In Yonder können Mitarbeitende dagegen nur über diejenigen Änderungen informiert werden, die sich tatsächlich auf ihre konkrete Tätigkeit auswirken, wie das folgende Video zeigt. Ein Beispiel: Ein Bahnbetreiber kündigt an, dass auf einer bestimmten Strecke in den nächsten sieben Wochen Wartungsarbeiten an einer Brücke anstehen. Nur Zugführer, die auf dieser Strecke fahren, sollten nun eine Benachrichtigung erhalten. Diese spezifische Benachrichtigung der betroffenen Mitarbeitenden lässt sich mit Informationsmodulen leicht realisieren und automatisieren.

Die personalisierten Änderungsbenachrichtigungen informieren die Benutzer nur über Änderungen, die sich auf ihre Rolle und ihren Auftrag auswirken.