Es ist paradox: Die Informationsdichte steigt rapide, während die Zeit für die Informationsverarbeitung immer weiter sinkt. Darum ist ein professionelles Wissensmanagement heute ein erfolgskritischer Faktor für Unternehmen. Wie solch ein digitales und modulares Wissensmanagement funktioniert – das zeigen wir Ihnen nun in drei Schritten und anhand eines Fallbeispiels.
Ob Logistiker, Energieunternehmen, Blaulichtorganisationen oder die Luftfahrt: Viele Branchen kämpfen mit der steigenden Komplexität ihrer Abläufe und einer enormen Vielfalt an unternehmenskritischen Inhalten. Hier bietet ein modernes Wissensmanagement viele Vorteile: Weil es Komplexität reduziert. Und weil es Informationen einfach, effizient und zuverlässig zur Verfügung stellt. Dabei sind drei Teilaufgaben zu unterscheiden:
1. Die Bereitstellung von Informationen
2. Der Zugriff auf Informationen
3. Die Verteilung von Informationen
Wie solch ein modernes Wissensmanagement in der konkreten Praxis funktioniert? Das zeigen wir Ihnen am Beispiel einer Fluggesellschaft – Schritt für Schritt und möglichst anschaulich.
- Bereitstellung von Informationen
Praxisbeispiel Airline
Nehmen wir an, der Verantwortliche einer Fluggesellschaft hat drei Abteilungen, denen er Informationen zukommen lassen muss – die Flugplanung, das Flugpersonal und die Compliance-Abteilung. Zudem fliegt die Airline drei Destinationen an – z.B. Frankfurt, Wien und Zürich. Daher erfasst er im ersten Schritt alle notwendigen Informationen in einem Wissensmanagementsystem.
Wichtig dabei: In der alten Welt müsste der Verantwortliche sechs unterschiedliche Dokumente erstellen – eine Arbeit, die ihm nun das modulare Wissensmanagementsystem abnimmt, indem alle Informationen auf einer einzigen Plattform gespeichert und verwaltet werden.
Informationsbreitstellung – Punkt für Punkt:
- Über einen Editor werden die Informationen in das Wissensmanagementsystem eingegeben – genauso einfach wie bei einer Word-Datei
- Neben Texten können auch Tabellen, Bilder, Gifs und andere Medien hinzugefügt werden
- Weiterer Pluspunkt: Bereits bestehende Dokumente können effizient in das neue Wissensmanagement importiert werden – ein grosser Vorteil, den wir hier Schritt für Schritt erläutern
2. Zugriff auf Informationen
Praxisbeispiel Airline
Die Informationseingabe ist nun geschafft. Doch jetzt wartete eine weitere Herausforderung auf unsere Airline – nämlich der Zugriff auf die Informationen durch die verschiedenen Mitarbeitenden und Abteilungen. Hier kann ein modernes Wissensmanagement seine Stärken voll ausspielen.
Denn während der Pilot Informationen zum Anflugreglement benötigt, braucht die Flugplanung Auskünfte zu bestimmten Serviceabläufen an einem Flughafen. Und genau diese spezifischen Informationen werden nun spezifisch ausgespielt – basierend auf der Rolle des Benutzers und gefiltert nach seinen Aufgaben.
Informationszugriff – Punkt für Punkt:
- Nach der Veröffentlichung der Informationen werden diese den entsprechenden Nutzern zugänglich gemacht
- Dabei werden die Informationen rollenspezifisch ausgespielt, sodass jeder Mitarbeitende immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhält
- Alle Informationen können über verschiedenen Devices abgerufen werden – über jeden Browser und nativ auf allen Android-, iOS- oder Windows-Geräten
3. Verteilung von Informationen
Praxisbeispiel Airline
Was «rollenspezifisch» heisst, verdeutlicht folgendes Beispiel: Ein Pilot muss nicht wissen, wie hoch die Preise in der Bordbar sind. Der Flight Attendant aber schon. Und ein Compliance-Verantwortlicher muss nicht wissen, wie lang die Landebahn in Wien ist. Der Pilot im Cockpit aber schon – und zwar in Wien und nicht etwa in Salzburg, Mailand oder Kuala Lumpur. Diese Beispiele verdeutlichen zwei wesentliche Vorteile, welche digitale Wissensmanagementsysteme auszeichnen:
- Die Aufteilung von Informationen erfolgt in einzelnen Modulen– z.B. in das Modul «Anflug Wien» und «Abflug Wien».
- Die Verteilung von Informationen erfolgt nach spezifischen Rollen. So sind Abflug-Informationen auch für die Flugplanung wichtig – aber nicht nur bezüglich der Landebahn, sondern z.B. betreffend der Services am betreffenden Flughafen.
Informationsverteilung – Punkt für Punkt:
- Die Informationsfreigabe berücksichtigt die verschiedenen Rollen der Benutzer
- Die Informationsänderungen können durch Endbenutzer oder Autoren ausgelöst und anschliessend von Verantwortlichen mit den entsprechenden Rechten bestätigt werden
- Der Informationsfluss wird in einem intelligenten Wissensmanagementsystem durch anpassbare Workflows geregelt. Ein weiterer Vorteil: Bei Änderungen werden die Benutzer automatisch benachrichtigt und sehen nur die für sie relevanten Anpassungen
- Die Informationsarchitektur ermöglicht auch die automatisierte Anbindung von Drittanbietern oder weiteren Quellen – z.B. von Luftfahrtbehörden oder Flugzeugherstellern
- Die Informationsbestätigung ermöglicht den Verantwortlichen, Lesebestätigungen von Endnutzern einzuholen – ein grosser Vorteil hinsichtlich Qualitätssicherung und Compliance
Fazit
Das Beispiel der Fluggesellschaft verdeutlicht, wie ein Wissensmanagementsystem komplexe Informationen übersichtlich und einfach zugänglich macht. Es zeigt aber vor allem, warum heute integrierte Lösungen unumgänglich sind, um die Informationsflut erfolgreich zu managen.
Dass dabei digitale und modulare Ansätze das Mittel der Wahl sind, erklärt sich fast von selbst. Denn wenn wir für unsere private Musiksammlung schon digitale Devices nutzen und unsere Fotos online archivieren – warum sollen wir uns dann im Berufsalltag noch mit Aktenordnern, Handbüchern und PDFs abmühen? Das ist nicht nur sehr nutzerunfreundlich und umständlich, sondern kann auch gefährlich werden – gerade in informationsintensiven und dynamischen Branchen wie der Luftfahrt. Und bei Logistikern, Energieunternehmen, Blaulichtorganisationen natürlich auch.
Sie möchten mehr über den Umstellungsprozess erfahren? Dann buchen Sie noch heute einen Demo-Termin! Wir freuen uns schon jetzt auf das Gespräch mit Ihnen.