So praktisch PDFs auch waren: Die Welt der statischen Dokumente hat sich überlebt und heute setzen Unternehmen auf ein modulares Wissensmanagement. Allerdings stellt sich vielen Verantwortlichen eine zentrale Frage: Wie genau funktioniert die Migration von PDFs in ein dynamisches Contentmanagement-System? Eine Frage, die wir nun detailliert beantworten.
Die Migration von Daten ist komplex und ein Systemwechsel ist immer mit Aufwänden verbunden. Doch hier können wir mit guten Nachrichten überzeugen: Yonder hat den Import von Dokumenten weitestgehend automatisiert. Dazu später mehr.
- Datenmigration: Automatisiert dank Importer-Funktionalität
Migration aus Word-Dateien
Der Word-Importer von Yonder erleichtert den Prozess der Datenmigration enorm. Laden Sie einfach Ihre Word-Dateien hoch und sie werden automatisch in intelligente Yonder-Dokumente umgewandelt. Worauf Sie dabei achten sollten: Die Word-Dateien müssen korrekt formatiert sein, um eine nahtlose Übertragung zu gewährleisten. Anschliessend können Sie die Dokumente durch Filter und Compliance-Links anreichern und so von der vollen Funktionalität von Yonder profitieren.
Migration aus XML-Dateien
Dank der Kompatibilität von Yonder mit standardisierten XML-Formaten ist dieser Prozess noch einfacher. Strukturierte XML-Dateien können direkt importiert werden, wobei allfällige Tags und Metainformationen übernommen werden.
- Dauer des Migrationsprozesses: Schnell und effizient
Die Dauer der Migration hängt von der Komplexität und Länge Ihrer Dokumente ab. Der Import selber dauert nur Sekunden. Das Anreichen und allenfalls Überarbeiten hängt stark vom jeweiligen Dokument ab: Einfache Dokumente sind in fünf Minuten erledigt, während komplexe Dokumente, z.B. mit zahlreichen Tabellen, mehr Zeit in Anspruch nehmen.
- Trainingsaufwand: Von 30 Minuten bis zwei Tage
Yonder ist in drei Nutzerkategorien unterteilt, wobei jede der Rollenprofile ein spezifisches Training erfordert.
- Leser: Die Mitarbeiter lernen, wie sie auf Dokumente zugreifen und grundlegende Aufgaben wie das Lesen und Bestätigen von Dokumenten ausführen können. Für eine durchschnittliche Schulung sind 30-60 Minuten völlig ausreichend.
- Editoren: Neben den Lese-Aufgaben bearbeiten Editoren zusätzlich neue Dokumente und verknüpfen diese mit Vorschriften und internen Regeln. Eine eintägige Schulung ist meistens ausreichend, um diese Funktionen zuverlässig zu beherrschen.
- Superuser: Diese Experten managen alle Leser- und Editor-Funktionen und sind als Systemadministratoren mit dem gesamten Funktionsumfang von Yonder vertraut. Daher empfehlen wir eine zweitägige Schulung. So sind die Superuser in der Lage, alle Features von Yonder eigenständig zu managen.
- Zusatzkosten: Meistens keine
Wenn der Migrationsprozess intern durchgeführt wird, verursacht er keine weiteren Kosten. Falls Ihr Unternehmen aber über begrenzte Ressourcen verfügt, können wir die Datenmigration gerne für Sie übernehmen. In diesem Fall fallen zusätzliche Kosten an.
- Onboarding-Prozess: So individuell wie Ihre Anforderungen
Yonder bietet einen massgeschneiderten Onboarding-Service. Dieser umfasst sowohl Schulungen als auch Workshops, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. In den Workshops definieren wir gemeinsam die Inhaltsstruktur, Rollen, Filter und Arbeitsabläufe. Schulungen variieren je nach Produktedition, wobei das Basispaket 8 bis 16 Stunden umfasst, um Ihre Superuser auszubilden.
Fazit
Ebenso nutzerfreundlich und effizient, wie das digitale Wissensmanagement, ist auch der Transformationsprozess und die Datenmigration. Der Vorteil für Sie: Der Übergang in die Welt intelligenter Dokumente ist einfacher, als man denkt.
Sie möchten mehr über den Umstellungsprozess erfahren? Dann buchen Sie noch heute einen Demo-Termin! Wir freuen uns schon jetzt auf das Gespräch mit Ihnen.